EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI ORGANISASI

EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI ORGANISASI

Efektivitas organisasi pada dasarnya merupakan sebuah rentangan atau tingkatan tertentu, oleh karena itu efektivitas organisasi tidak dapat dimaknai sebagai sebuah titik. Rentangan pada suatu efektivitas organisasi dapat dibedakan menjadi 3, yaitu efektif, cukup efektif dan sangat efektif. Manajer memiliki kebebasan untuk memilih pada tingkatan mana efektivitas organisasi akan diletakkan sehingga manajer memiliki kekuasaan penuh atas pemilihan kebijakan dalam organisasinya. Sebagai imbalannya adalah manajer akan memperoleh kekuasaan dan atau stabilitas.

Secara umum kebanyakan manajer memilih tingkatan efektifitas organisasi yang paling minimal. Dengan efektifitas organisasi yang minimal, manajer akan mempunyai ruang yang lebih luas untuk menerapkan otonominya atau kewenangannya. Pemilihan efektifitas organisasi hanya sebagai formalitas manajer dalam menjalankan organisasinya. Tingkat efektifitas organisasi selalu sebanding lurus dengan rasionalitas organisasi, dengan kata lain efektifitas yang tinggi juga akan menghasilkan  rasionalitas yang tinggi pula. Hal ini pula yang akhirnya  berdampak pada tingkat otonomi manajer dalam sebuah organisasi.

Kebanyakan organisasi-organisasi besar memiliki kemampuan untuk memanipulasi dan mengontrol lingkungan mereka. Dalam hal ini organisasi tersebut berperan sebagai pemimpin pasar atau sering di sebut”market leader”. Banyak keuntungan yang didapat organisasi yang berperan sebagai market leader di antaranya dapat mengontrol kualitas barang, jenis barang, dan mampu mendikte para pesaingnya sesuai keinginan organisasi tersebut. Untuk menekan pasar, organisasi-organisasi yang besar memiliki cara yang umum di lakukan yaitu dengan membatasi persaingan terhadap organisasi lainnya. Pembatasan persaingan tersebut dengan melakukan merger, akuisisi, join ventures, konglomerasi atau menempuh cara politik dengan jalan mempengaruhi kebijakan pemerintah.

Jarak antara lingkungan yang sesungguhnya dengan tindakan organisasi dijembatani oleh persepsi dan evaluasi kejadian yang di lakukan oleh para pengambil keputusan. Pembahasan tentang lingkungan telah di kupas tentang lingkungan tersebut di mana lingkungan di bedakan menjadi 2 yaitu lingkungan riil dan lingkungan yang dipersepsikan. Informasi yang biasa di terima oleh seorang manajer adalah informasi yang sudah bias karena informasi tersebut merupakan hasil persepsi para manajer di lingkungan organisasinya. Persepsi yang di hasilkan berbeda-beda antara manajer satu dengan manajer lainnya. itu semua tergantung dari kepentingan, pengetahuan, pengalaman para manajer. Oleh karena itu, berbagai perbedaan persepsi dan interpretasi tentang lingkungan inilah yang memiliki pengaruh yang besar dalam menentukan rancangan/desain struktural organisasi tersebut.

Pada penjelasan di atas telah dijelaskan mengenai apa yang disebut dengan pendekatan strategis, yakni suatu pendekatan terbaik yang dipilih seorang manajer untuk memilih tingkat efektifitas yang terbaik bagi organisasinya. Namun pendekatan strategis ini juga memiliki berbagai kelemahan . Kelemahan tersebut antara lain: pertama, pendekatan ini nantinya akan mempersulit terjadinya perubahan domain atau bidang pekerjaan yang dikerjakan organisasi tersebut. Akibatnya akan mengakibatkan banyaknya masalah seperti PHK, rekrutmen tenaga kerja baru, dll. Kedua, organisasi akan terhambat untuk memasuki pasar yang berbeda-beda. Hambatan ini nantinya muncul dikarenakan masalah biaya, baik biaya produksi maupun skala ekonomis, biaya absolut, dll. Pasar yang semakin berkembang nantinya akan mengakibatkan otonomi manajer berkurang sehingga manajer harus memperhatikan efektifitas dan rasionalitas organisasi lebih. Manajer juga harus mempertimbangkan pengaruh lingkungan dalam pengambilan keputusannya.

EFEKTIVITAS KERJA PNS DALAM REFORMASI BIROKRASI

EFEKTIVITAS KERJA PNS DALAM REFORMASI BIROKRASI

Oleh: Yustisia Putranti, Sri Suwartiningsih

Pendahuluan

Sejak tahun 1998 telah dilaksanakan reformasi, termasuk reformasi di bidang birokrasi. Reformasi birokrasi merupakan upaya sistematis, terpadu dan komprehensif untuk mewujudkan pemerintahan yang baik (good governance), meliputi aspek kelembagaan, sumber daya manusia aparatur, ketatalaksanaan, akuntabilitas, pengawasan, dan pelayanan publik (Effendi, 2007). Reformasi birokrasi dianggap sangat penting karena selama puluhan tahun PNS memang memilki citra yang buruk terutama menyangkut rutinitas pekerjaannya. PNS dianggap belum mampu menjalankan tanggung jawab pekerjaannya. Hal ini dapat dilihat dari maraknya pelanggaran yang mengakibatkan inefektivitas kerja, sehingga muncul beberapa anekdot di kalangan masyarakat yang menyebut PNS berpenyakit KUDIS (kurang disiplin), ASMA (asal mengisi absen), TBC (tidak bisa computer), dan GINJAL (gaji ingin naik –kerja lamban)

Sebagai contoh dari fenomena di atas antara lain, banyak PNS yang selama jam kerja berkeliaran di pasar atau pusat perbelanjaan. Bukanlah suatu pemandangan yang asing jika pada saat jam kerja PNS tengah berbelanja, menjemput anak sekolah, pergi ke salon, atau mengobrol dengan rekan-rekannya. Selain itu jika di kantor, pada sela-sela jam kerja PNS tampak beraktivitas nondinas seperti membaca tabloid, majalah atau novel, duduk bersantai, menonton televisi, bermain game bahkan berlama-lama untuk merokok. Jika diakumulasikan bisa jadi lebih banyak waktu yang dipakai untuk kegiatan non dinas daripada kegiatan dinas. Hal ini menjadi kajian penting tentang efektivitas kerja PNS dalam reformasi birokrasi penting untuk dikaji.

Kerja dan Analisis Beban Kerja

Kerja adalah kegiatan melakukan sesuatu, sesuatu yang dilakukan untuk mencari nafkah, perayaan yang berhubungan dengan perkawinan, khitanan, dsb, cak pekerjaan, cak bekerja. (KBBI, 2002). 12 definisi kerja menurut Gering dan Tri (2003), yaitu:

1.      Kerja adalah hukuman

2.      Kerja adalah beban

3.      Kerja adalah kewajiban

4.      Kerja adalah sumber penghasilan

5.      Kerja adalah kesenangan

6.      Kerja dipandang sebagai gengsi berkaitan dengan status sosial dan jabatan

7.      Kerja adalah aktualisasi diri

8.      Kerja adalah panggilan jiwa

9.      Kerja adalah pengabdian kepada sesama

10.  Kerja adalah hidup

11.  Kerja adalah ibadah

12.  Kerja adalah suci

Analisis Beban Kerja (ABK) adalah suatu teknik manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efektivitas dan efisiensi kerja organisasi berdasarkan volume kerja. Ada tiga aspek dalam penerapan ABK yaitu:

1.      Norma waktu

Waktu yang wajar dan nyata digunakan secara efektif dengan kondisi normal seorang pemangku jabatan menyelesaikan pekerjaan.

2.      Volume kerja

Sekumpulan pekerjaan yang harus dikerjakan dalam satu tahun.

3.      Jam kerja efektif

Jam kerja yang harus digunakan untuk berproduksi atau menjalankan tugas yang menghasilkan produk.

Efektifitas Kerja

Mayoritas PNS memaknai kerja sebagai sumber penghasilan, sehingga mereka menilai bahwa pekerjaan dilihat dari ada atau tidak adanya pendapatan bernilai rupiah yang diperoleh. PNS justru memanfaatkan waktu pada jam kerjanya untuk memperoleh tambahan penghasilan, seperti menjadi anggota MLM tertentu. Pola yang semacam ini akan mengakibatkan inefektivitas dan inefisiensi kerja. suatu pekerjaan dikatakan efektif apabila suatu pekerjaan dapat diselesaikan tepat pada waktunya sesuai dengan rencana kegiatan yang telah ditetapakan. Selain itu alangkah baiknya jika waktu non dinas yang dimilki PNS dimanfaatkan untuk menghasilkan lebih banyak produk dibandingkan hanya diam menunggu pekerjaan datang, seperti:

·      PNS sebagai Petugas kebersihan

·      PNS petugas santel

Efektivitas Kerja Menurut ABK

Standar yang digunakan untuk mengukur efektifitas kerja PNS adalah 5W+ 1H, artinya siapa-apa-kapan-dimana-mengapa dan bagaimana PNS menggunakan jam kerja efektif untuk melakukan tindak kerja yang menghasilkan output. tiga tipe PNS berdasarkan selera atasan, antara lain:

1.      Tipe I: PNS mampu

PNS yang selalu mendapat prioritas penugasan dari atasan karena dianggap mumpuni.

2.      Tipe II: PNS Standar

PNS tipe ini biasanya melaksanakan pekerjaan yang cenderung ideal atau normatif

3.      Tipe III: PNS Tidak mampu

PNS kategori ini akan mengalami disguised unemployment dan terlihat luntang-luntung di unit kerjanya.

Konsep efektifitas kerja menurut Gibson (Moenir, 2000) sebagai berikut:

1.      Efektivitas individual

Efektivitas yang menunjukkan bahwa secara personal efektivitas kerja PNS berdasarkan ABK adalh cukup.

2.      Efektivitas kelompok

Dimana berdasarkan ABK dapat dikatakan bahwa rata-rata setiap bagian kelebihan jumlah PNS sebanyak 4 orang. Terlihat dalam skala populasi yang lebih besar, efektivitas kerja PNS belum efektif.

3.      Efektivitas Organisasi

Kesimpulan

Dengan melihat beberapa permasalahan yang ada maka sangatlah perlu dilakukan penataan organisasi. Penataan organisasi dapat dimulai dengan telaah tupoksi, penggabungan organisasi, penempatan personil dengan distribusi merata, penyelarasan antara kompetensi pribadi dan kompetensi jabatan agar efektivitas kerja PNS lebih optimal. Penataan yang tidak hanya behenti pada aspek organisasi tetapi sampai pada penataan birokrasi.

ABK menjadi sorotan dalam mengejawantahkan efektivitas kerja. Meskipun ABK telah ada sejak lama, namun tidak dipungkiri secara komprehensif sistem yang terbangun masih jauh dari sempurna. Pemerintah seharusnya memberikan perhatian lebih kepada efektivitas kerja PNS terutama melihat beban kerja dan waktu kerja sehingga diperoleh formulasi kebijakan yang tepat.

Sudah seharusnya organisasi birokrasi dapat terus berbenah diri untuk mengoptimalakan efektivitas kerja PNS, sehingga peran PNS sebagai abdi masyarakat dan abdi negara dapat berjalan optimal tanpa mengesampingkan peran PNS yang multidimensional. Denag demikian reformasi birokrasi yang efektif dan produktif adalah menjadi pekerjaan selanjutnya. Pada akhirnya proses pembangunan dapat berjalan dengan efektif dan efisien karena difasilitasi oleh aktor-aktor birokrasi yang handal.