Pengantar Administrasi Logistik

1.         a. Pengertian Administrasi Logistik

Sebelum mengetahui apa itu pengertian administrasi logistik yang sebenarnya, alangkah baiknya jika kita mengetahui dan memahami terlebih dahulu mengenai beberapa konsep, antara lain administrasi dan logistik. Hal tersebut karena dlam memahami makna atau pengertian administrasi logistik yang sebenarnya tidak dapat lepas dari konsep administrasi dan logistik.

Administrasi sendiri merupakan istilah yang berasal dari bahasa belanda ‘administratie’ dan bahasa inggris ‘administration’. Dalam bahasa Belanda, administrasi berarti tata usaha atau urusan pencatatan. Sedangkan dalam bahasa Inggris, administrasi berarti seluruh proses kegiatan dari kelompok-kelompok kerja yang saling bantu guna mencapai tujuan bersama. Jadi pada dasarnya dalam arti sempit administrasi dapat didefinisikan sebagai tata usaha. Sedangkan dalam arti luas administrasi dapat diartikan sebagai suatu proses. Banyak ahli yang mengemukakan definisi mengenai pengertian administrasi, antara lain:

·            Nigro

Administrasi merupakan “cooperative group effort in a public or private setting” (usaha kelompok kerjasama dalam wilayah publik atau privat).

·            Simon

Mendefinisikan administrasi sebagai “a type of cooperative human efforts that has high degree of rationality” (suatu bentuk usaha kerja sama manusia yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi).

·            The Liang Gie

Administrasi adalah proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu.

·            Prajudi Admosudirdjo

Administrasi adalah aktivitas atau kegiatan dari orang atau kelompok orang untuk mencapai maksud tertentu.

·            Pedoman pelayanan Tata Usaha untuk penti di lingkungan Depdikbud

Administrasi adalah senap proses penyelenggaraan kegiatan usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

Dari definisi beberapa ahli di atas dapat kita simpulkan bahwa administrasi merupakan suatu ilmu dan seni. Administrasi sebagai ilmu itu sendiri dapat diartikan sebagai suatu pengetahuan teori yang dapat digunakan dalam rangka memecahkan suatu masalah. Sedangkan yang diartikan administrasi sebagai seni adalah administrasi berkaitan dengan egala bentuk proses pencatatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dengan tujuan tertentu.

Dalam pendefinisian administrasi masih ada pula pihak yang mengartikan administrasi itu dalam arti sempit yaitu administrasi yang biasanya hanya dikaitkan dengan kegiatan ketatausahaan yang mencakup korespondensi, kesekretariatan, penyusunan laporan dan kearsipan. Dari sini memang dapat dikatakan bahwa administrasi berarti memiliki arti sempit. Namun perlu disadari pula bahwa pengertian administrasi yang sesungguhnya jauh lebih luas dari hal-hal yang telah dijelaskan di atas. Bahwa dalam arti luas administrasi merupakan keseluruhan proses penyelenggaraan kegiatan-kegiatan yang didasarkan pada rasional tertentu oeh sekelompok orang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya dengan menggunakan sarana dan prasarana tertentu pula.

Dari definisi tersebut saya akan memberikan contoh konkret dari sebuah administrasi, sebagai contoh misalnya dalam sebuah perusahaan tertentu mempunyai tujuan untuk memperoleh laba sebesar-besarnya. Dari tujuan inilah maka ada sebuah proses tertentu yang harus dilakukan oleh sekelompok orang yang saling bekerjasama sehingga dapat mencapai tujuan yang telah direncanakan yakni mencari laba sebesar-besarnya. Proses dalam pencapaian tujuan ini mencakup berbagai hal, misalnya proses produksi, pemilihan tenaga kerja, pembuatan laporan keuangan sampai pada tahap pemasaran produk kepada konsumen. Pencapaian tujuan ini juga tidak dapat terlepas dari adanya sarana dan prasarana perusahaan. Sarana dan prasarana perusahaan inilah yang disebut dengan logistik, yang akan saya jelaskan lebih mendalam.

Logistik merupakan suatu istilah yang berasal dari bahasa Yunani “ logos”yang berarti rasio, kata, kalkulasi, alasan, pembicaraan dan orasi, konsepnya dianggap memiliki pembaharuan bagi kebutuhan pihak militer untuk memenuhi persediaan mereka ketika berangkat medan perang dari markas. Pada kekaisaran Yunani, Romawi dan Bizantium kuno, ada perwira militer dengan gelar “Logistikas”, yang artinya bertanggung jawab atas distribusi dan pendanaan persediaan perang. Degan demikian jika dilihat dari sejarahnya logistik sangat berkaitan erat dengan segala bentuk persediaan barang-barang. Selain itu logistik juga dapat didefinisikan sebagai proses pengolahan yang strategis terhadap pemindahan dan penyimpanan barang, suku cadang dan barang-jadi dari para penyedia sampai pada para pelanggan atau penerima dan hal ini juga merupakan ciri-ciri utama logistik yaitu “pemindahan dan penyimpanan yang strategis”. Dari definisi yang kedua ini kita dapat mengambil sisi lain dari istilah logistik, yaitu logistik tidak hanya berkaitan dengan barangnya itu sendiri tetapi berkaitan pula dengan proses-proses yang berkaitan dengan penyediaan, penyimpanan serta pemindahan barang-barang tersebut.

Alangkah baikna pula jika kita melihat dan mengetahui mengenai definisi logistik dari beberapa ahli, antara lain:

•        Subagya

Secara etimologis, logistik berasal dari bahasa Yunani kuno “Logistikos” yang berarti “terdidik” atau “pandai”.

•         Webster’s  New Collegiate Dictionary

“Logistik” adalah cabang seni kemiliteran yang meliputi tugas – tugas transportasi, pemarkasan, dan perbekalan bagi pasukan – pasukan.

•  Lucas dan Rumsari

“Logistik” adalah segala sesuatu/benda yang berwujud dan dapat diperlakukan secara fisik (tangible), baik yang digunakan untuk kegiatan pokok maupun kegiatan penunjang (administrasi).

Selain istilah logistik banyak sekali istilah lain yang digunakan untuk mendefinisikan pengertian logistik dan berkaitan erat dengan logistik, antara lain:

1.         Perbekalan (supplies)

Berdasarkan kamus BI Purwodarminto perbeklan memiliki arti segala sesuatu yang dipakai untuk bekal. Sedangkan dalam bahasa jawa perbekalan sering disama artikan dengan istilah sangu. Dalam bahasa inggris perbekalan diartikan sebagai ‘supplies’ yang artinya segala sesuatu yang habis pakai. Contoh yang berupa perbekalan antara lain yaitu perbekalan kantor dan perbekaln toko. Perbekalan kantor yaitu segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan kantor yang habis pakai, misalnya kertas, tinta, dll. Sedangkan perbekalan toko ialah segala sesuatu yang habis pakai yang berhubungan dengan kegiatan pertokoan, misalnya pembungkus plastik, kardus, tali, dll.

2.         Peralatan (equipments)

Peralatan dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang tidak habis pakai dan sifatnya tahan lama. Sebagai contoh: peralatan kantor yang meliputi mesin ketik, komputer, dll.

3.         Perlengkapan

Perlengkapan berasal dari kata lengkap yang artinya semuanya ada. Jadi perlengkapan memiliki atau mengandung makna segala sesuatu yang lengkap yang dapat digunakan dalam kegiatan tertentu. Jadi perlengkapan dapat mencakup barang yang habis pakai maupun tahan lama. Sebagai contoh: perlengkapan mengetik meliputi mesin ketik/komputer, printer (tahan lama), kertas, dan tinta (habis pakai).

4.         Material (materials)

Material dapat diartikan sebagai segala sesuatu perlengkapan material baik itu berupa bahan baku (raw material) maupun bahan pembantu (indirect material) yang bukan berupa uang. Contohnya: di suatu perusahaan tekstile yang menjadi material antara lain kain dan pewarna kain.

5.         Materiil

Materiil yaitu segala bentuk kekayaan atau sumber daya yang dimiliki baik itu berupa barang tahan lama maupun barang habis pakai yang dapat diukur dan ditimbang, terkecuali pada uang dan surat-surat berharga.

6.         Barang

Istilah barang merupakan istilah yang paling kompleks karena barang dapat mencakup pengertian perbekalan, peralatan, perlengkapan, material, maupun materiil. Dengan demikian istilah barang menjadi istilah yang paling mudah untuk menjelaskan definisi logistik.

Dengan melihat definisi-definisi dari administrasi dan logistik di atas maka dapat disimpulkan bahwa administrasi logistik adalah suatu cabang atau turunan dari ilmu administrasi yang menekankan pada segala proses pengelolaan barang dari mulai pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan sampai pada penghapusan barang-barang yang dapat berupa barang habis pakai maupun tahan lama agar nantinya dapat tercapai tujuan secara lebih efektif dan efisien.

b. Istilah-istilah yang hampir sama dengan Administrasi Logistik dan alasan munculnya istilah-istilah tersebut.

Administrasi Logistik merupakan salah satu disiplin ilmu yang akan selalu mengalami perkembangan dari waktu ke waktu. Sama halnya seperti disiplin ilmu lainnya yang akan selalu mengikuti perkembangan jaman. Perkembangan tersebut bisa dilihat dari semakin berkembangnya istilah-istilah yang berkaitan dengan disiplin ilmu tersebut sampai pada kajian yang dibahas ilmu tersebut. Hal ini juga terjadi pada ilmu Administrasi Logistik yang mulai memunculkan istilah-istilah baru yang berkaitan dengan bidang kajian administrasi logistik yang sebenarnya artinya sama namun seiring perkembangan kebutuhan yang semakin kompleks maka istilah-istilah yang berkaitan dengan administrasi logistik juga beragam. Berikut ini adalah beberapa istilah yang hampir sama dengan administrasi logistik:

1.              Administrasi Perbekalan

Administrasi Logistik dapat diartikan sebagai segenap aktivitas penyelenggaraan yang meliputi perencanaan dan pembinaan benda–benda yang diperlukan dalam suatu organisasi, serta penyingkiran benda–benda yang tidak diperlukan lagi bagi organisasi. Selain itu administrasi perbekalan juga dapat diartikan sebagai proses tersendiri meliputi perencanaan, penentuan kebutuhan, anggaran kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan, penghapusan, dan inventarisasi yang tidak hanya berfungsi sebagai bagian dari administrasi keuangan yang baik, tetapi juga merupakan bagian dalam perencanaan dan penyelenggaraan kegiatan pemerintahan atau proyek. Administrasi perbekalan biasanya digunakan dalam lingkup pemerintahan dan proyek-proyek tertentu.

2.              Administrasi Materiil

Administrasi materiil sebenarnya hampir sama dengan administrasi perbekalan, yakni proses penataan barang–barang baik yang berujud tahan lama (inventaris) maupun barang yang pakai habis yang diperoleh melalui  suatu tahapan perencanaan kebutuhan, pengadaan, penerimaan/penyimpanan, pendistribusian, pemeliharaan, penghapusan/pelelangan, pengawasan, pelaporan dan evaluasi. Jadi kajian dari administrasi materiil sebenarnya sama dengan administrasi perbekalan. Tujuan dari adanya administrasi materiil adalah materiil yang ada dapat efisien dan dapat digunakan sesuai jangka waktu sesuai dengan umur seharusnya. Sebagai contoh: dalam pengelolaan perlengkapan material milik daerah perlu dikelola sebaik mungkin agar natinya dapat digunakan secara efisien dan tidak mengganggu APBD yang telah disusun.

3.              Manajemen Materiil

Seperti halnya istilah-istilah yang telah dijelaskan sebelumnya manajemen materiil sebenarnya mempunyai bidang ajian dan fungsi yang sama dengan dua istilah yang telah dijelaskan sebelumnya. Sebelum mengartikan pengertian manajemen materiil alangkah baiknya jika kita mengetahui definisi dari manajemen. Istilah manajemen bersal dari perkataan bahasa italia “maneggiare” yang berarti “melatih kuda-kuda” atau secara harfiah “mengendalikan (to handle)”. Sebenarnya istilah manajemen dan administrasi memiliki arti yang sama yakni sebagai suatu proses namun yang membedakan adalah ruang lingkup penggunaannya. Administrasi biasa digunakan di kalangan birokrasi atau pemerintahan negara sedangkan manajemen biasanya digunakan di kalangan perusahaan atau badan-badan swasta. Jadi, manajemen materiil dapat diartikan keseluruhan proses pengendalian orang dan barang – barang melalui sistem penataan/pengelolaan mulai dari perencanaan, penganggaran, pengadaan, penerimaan, penyimpangan, pendistribusian(pemakaian), pemeliharaan hingga penghapusannya.  

4.              Manajemen Logistik

Istilah manajemen telah dijelaskan pada pengertian sebelumnya, yakni sebagai suatu proses untuk mengendalikan segala bentuk sumber daya yang ada agar nantinya dapat berjalan secara efektif dan efisien. Oleh karena itu manajemen logistik dapat diartikan sebagai suatu proses mengendalikan baik itu berupa perencanaan sampai pada pengawasan segala bentuk sumber daya logistik yang ada agar nantinya dapat tercapai tujuan secara efektif dan efisien.

          Dengan mengkaji beberapa istilah-istilah yang hampir sama dengan administrasi logistik di atas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa pada dasarnya istilah-istilah tersebut memiliki makna yang sama satu sama lain. Istilah-istilah tersebut sebenarnya sama-sama merujuk pada suatu konsep atau pengertian tentang suatu proses pengelolaan sumber daya logistik agar berjalan secara efektif dan efisien. Sama halnya dengan dministrasi dan manajemen yang sebenarnya memiliki makna yang sama hanya saja lingkup penggunaannya saja yang berbeda. Dari situlah maka saya memberikan beberapa alasan mengapa muncul istilah-istilah yang hampir sama dengan administrasi logistik, antara lain:

1.    Ilmu akan selalu mengalami perkembangan mengikuti perkembangan jaman baik itu dari segi kajian, istilah, dll. Oleh karena itu akan muncul istilah-istilah baru dari ilmu tersebut yang sebenarnya satu sama lain memiliki makna yang sama.

2.    Kebutuhan manusia yang semakin kompleks. Hal ini mendorong manusia untuk mengembangkan ilmu sesuai dengan kebutuhan manusia, baik itu dari segi istilah maupun bidang kajiannya.

3.    Agar terlihat jelas perbedaan ruang lingkup penggunaan ilmu tersebut. Misalnya, administrasi yang lebih merujuk ke arah pemerintahan negara (birokrasi). Sedangkan manajemen yang lebih merujuk kepada lembaga swasta (perusahaan) yang pada dasarnya keduanya memiliki satu konsep pengertian yang sama yakni pengelolaan sumber daya agar efektif dan efisien.

c. Alasan mengapa logistik milik organisasi harus dikelola dengan baik.

Pada umumnya bahwa dalam menyelenggarakan berbagai fungsi dan kegiatannya, setiap organisasi membutuhkan berbagai sarana dan prasarana. Semakin beraneka ragam fungsi, tugas dan kegiatan yang harus diselnggarakan maka semakin beragam pula sarana dan prasarana yang diperlukan dan digunakan. Teori ini berlaku bagi organisasi dalam lingkungan pemerintahan, organisasi niaga, organisasi sosial dan bahkan organisasi nirlaba sekalipun. Keseluruhan proses pengelolaan berbagai sarana dan prasarana tersebut merupakan domain administrasi logistik.

Jika berbicara mengenai organisasi maka akan banyak sekali muncul definisi terkait organisasi. Marshall seorang ahli ekonomi inggris berpendapat bahwa organisasi adalah “organisasi dalam pengertian umum adalah modal, tenaga, dan organisasi”, maka akan tampak dua pengertian yaitu:

a)              Organisasi sebagai kesatuan susunan, yang mempunyai fungsi mencapai  sesuatu tujuan.

b)             Organisasi sebagai unsur atau elemen kesatuan susunan yang mempunyai fungsi mengatur soal-soal intern.

Selain itu ada pendapat lain mengenai definisi organisasi yaitu menurut Cyril Soffer, organisasi adalah perserikatan orang-orang yang masing-masing diberi peran tertentu dalam suatu sistem kerja dan pembagian dalama mana pekerjaan itu diperinci menjadi tugas-tugas, dibagikan kemudian digabung lagi dalam beberapa bentuk hasil.

Dari dua pengertian ahli di atas maka sangatlah perlu suatu pengelolaan yang baik dari berbagai elemen-elemen organisasi tersebut, baik iu dari segi SDM maupun segi sarana dan prasaran (logistik) agar nantinya dapat tercapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien.

Oleh karena itu titik tolak seluruh pembahasan administrasi logistik ialah agar kegiatan organisasional terlaksana dengan lancar, efisien, dan efektif dibutuhkan sarana dan prasarana tertentu yang harus tersedia dalam jumlah yang tepat, mutu yang dapat diandalkan, jenis yang sesuai kebutuhan serta tersedia pada waktu yang tepat. Oleh karena itu beberapa fungsi dijalankan oleh administrasi logistik agar nantinya suatu organisasi dapat berjalan sesuai harapan. Fungsi-fungsi administrasi logistik antara lain:

a)         Perencanaan kebutuhan

b)         Pengadaan logistik

c)         Penyimpanan

d)        Distribusi

e)         Penggunaan, dan

f)          Penghapusan.

Semua fungsi-fungsi tersebut harus berjalan seimbang dan saling bersinergi satu sama lain. Apabila salah satu fungsi tersebut tidak mampu berjalan dengan baik maka administrasi logistik organisasi juga tidak akan berjalan dengan baik.

Sebagai contoh misalnya dalam suatu organisasi, sebut saja perusahaan percetakan. Perusahaan percetakan agar dapat berjalan secara efektif dan efisien serta tercapainya tujuan organisasi (perusahaan), maka diperlukan suatu pengelolaan yang baik terhadap segala sumber daya yang dimilikinya salah satunya adalah logistik atau inventaris perusahaan. Dalam berjalanya produksi maka sebuah perusahaan percetakan membutuhkan mesin cetak, kertas, tinta, dll. Pengelolaan barang-barang tersebut harus dilaukan secara sistematis dan seefektif mungkin. Misalnya penggunaan mesin cetak yang harus dibuat nilai penyusutannya agar nantinya dapat diketahui berapa lama masa pakai mesin tersebut serta nantinya dapat mengganti mesin cetak tersebut sesuai kebutuhan. Untuk barang habis pakai seperti kertas dan  tinta maka perlu dilakukan pemilihan barang yang mutunya sesuai, jenisnya juga sesuai. Selain itu distribusi barang pun juga harus lancar. Jangan sampai barang terlambat datang sehingga mengganggu proses produksi.

Oleh karena itu banyak sekali tujuan pengelolaan logistik yang baik bagi suatu organisasi, antara lain:

1.    Mampu menyediakan logistik sesuai dg kebutuhan

2.    Mampu menyediakan informasi berkaitan dg keberadaan logistik

3.    Mampu menyediakan logistik siap pakai

4.    Mampu menjaga dan mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil logistik

5.    Mampu melakukan pengakhiran fungsi logistik dg pertimbangan & argumentasi yg dpt dipertanggjwbkan

6.    Mampu mencegah & mengambil tindakan antisipatif thd berbagai penyimpangan

7.    Mampu menyediakan pedoman kerja bagi setiap unit kerja

8.    Mampu membangun budaya penggunaan logistik secara bertanggung jawab

2.         a. Alasan penelitian kebutuhan merupakan hal yang penting

Pengertian pengadaan dalam buku manajemen logistik ialah segala kegiatan usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada (termasuk di dalamnyausaha untuk tetap mempertahankan sesuatu yang telah ada dalam batas-batas efisiensi). Sedangkan dalam Keppres Nomor 80 Tahun 2003 ijelaskan pengadaan barang/jasa pemerintah adalah kegiatan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dengan APBN/APBD, baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh penyedia barang/jasa. Pengadaan dapat mempengaruhi keseluruhan proses arus barang karena merupakan bagian penting dalam proses tersebut, karena itu pengadaan harus dianggap sebagai fungsi yang strategis dalam manajemen logistik, dimana dalam pelaksanaan pengadaan ini harus tersedia dalam jumlah yang cukup, pada waktu yang tepat dan harus diganti dengan cara berkesinambungan dan teratur. Dengan pelaksanaannya yang diatur berdasarkan ketentuan-ketentuan yang berlaku.Pengadaan barang dalam sehari-hari disebut juga pembelian dan merupakan titik awal pengendalian persediaan jika titik awal ini sudah tidak tepat, maka pengendalian akan sulit dikontrol. Pengadaan tidak selalu harus dilaksanakan dengan pembelian, tetapi didasarkan ataspilihan berbagai alternatif dengan berpedoman pada prinsip alternatif mana yang paling praktis,efisien dan efektif.

Melihat begitu pentingnya sebuah pengadaan barang bagi suatu organisasi maka tidak kalah pentingnya juga tentang penelitian kebutuhan. Penelitian kebutuhan dianggap penting karena dalam penelitian suatu barang yang akan dibeli dapat dikaji terlebih dahulu agar nantinya tidak terjadi suatu pemborosan. Penelitian merupakan suatu kegiatan mengkaji dan memcahkan masalah melalui metode ilmiah. Oleh karenanya penelitian kebutuhan dapat pula diartikan sebagai suatu proses pengkajian kebutuhan atau barang-barang logistik agar tercapai suatu tujuan yang efektif dan efisien. Oleh karenanya penelitian kebutuhan juga merupakan hal yang sangat penting bagi suatu organisasi

Contoh dari pentingnya suatu penelitian kebutuhan, sebut saja sebuah perusahaan meubel bernama perusahaan A akan mengadakan suatu barang yakni mesin diesel, oleh karena itu agar nantinya mesin diesel ini dapat menunjang proses perusahaan perlulah diadakan suatu penelitian kebutuhan. Penelitian tersebut dapat meliputi banyak hal misalnya dari segi kegunaan apakah sudah perlu bagi perusahaan untuk membeli mesin diesel baru jika memperhatikan mesin diesel yang lama. Jangan sampai mesin diesel yang lama yang sesungguhnya masih bisa digunakan dengan baik justru dibuang sehingga akan menimbulkan pemborosan. Selain itu penelitian juga bisa terkait masalah merk, type, maupun harga barang. Segala hal tersebut harus bisa disesuaikan dengan keadaan perusahaan tersebut. Jangan smpai nantinya jika barang tersebut sudah benar-benar terbeli dan ternyata tidak sesuai justru tidak terpakai.

b. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam penelitian kebutuhan logistik

Setelah mengetahui pentingnya penelitian kebutuhan setidaknya ada lima faktor yang harus diperhatikan dalam penelitian kebutuhan logistik, antara lain:

1.              Faktor fungsional

Perhatian dari faktor fungsional adalah segala kebutuhan tersebut nantinya harus mempunyai fungsi terhadap organisasi baik terhadap karyawan maupun non karyawan. Faktor ini sebenarnya mempunyai dua fungsi utama, yaitu fungsi umum dan fungsi khusus.

o  Fungsi umum ialah setiap benda perbekalan atau kebutuhan nantinya secara umum berfungsi sebagai alat untuk memperlancar tugas pekerjaan para karyawan/pegawai. Jadi dalam hal ini penelitian ditekankan pda fungsi barang terhadap karyawannya. Sebagai contoh: sebuah perusahaan tekstile akan membeli alat baru agar proses produksi semakin meningkat. Dari sini maka sebelum pengadaan barang tersebut perlu dilakukan penelitian terlebih dahulu. Apakah nantinya dengan alat baru ini semua karyawan atau pegawai perusahaan akan mampu menggunakannya atau justru nantinya alat ini akan menghambat proses produksi perusahaan dikarenakan ketidaktahuan cara penggunaan dari karyawann.

o  Fungsi khusus ialah berkaitan dengan bentuk, type, ukuran dan lain-lain. Jadi yang menjadi penekanan pada fungsi khusus ini adalah terkait bentuk, type, ukuran dari barang yang akan diadakan. Bentuk, type, maupun ukuran barang seharusnya sesuai dengan kebutuhan suatu orgaisasi. Jangan sampai nantinya akan terjadi pemborosan karena barang yang sudah debeli ternyata tidak sesuai kebutuhan. Oleh karena itu sangatlah penting untuk melakukan penelitian kebutuhan. Sebagai contoh: sebuah perusahaan makanan dalam memproduksi suatu produk makanan seharusnya melakukan penelitian terhadap kebutuhan akan bahan-bahan pembuatan makanan tersebut agar nantinya tidak terjadi pemborosan.

2.              Faktor biaya manfaat

Faktor ini menekankan pada pertimbangan antara biaya yang harus   dikeluarkan dengan manfaat yang diperoleh. Segala bentuk barang yang akan dibeli atau diadakan sudah seharusnya memiliki fungsi dan manfaat yang sesuai dengan harga barang tersebut. Jangan sampai nantinya barang yang dibeli dengan harga tinggi tidak mampu memberi manfaat yang maksimal bagi organisasi. Oleh karenanya sangatlah perlu dan penting bagi organisasi untuk melakukan penelitian kebutuhan terlebih dahulu. Agar nantinya tidak terjadi kerugian. Sebagai contoh: sebuah kantor akan membeli sebuah proyektor maka sebelum melakukan pembelian alangkah baiknya jika dilakukan penelitian terlebih dahulu. Jangan sampai nantinya setelah barang tersebut terbeli justru tidak mampu difungsikan secara maksimal karena jarang digunakan. Hal ini nantinya akan mengurangi efisiensi dan efektifitas anggaran. Alangkah baiknya jika anggaran dignakan untuk membeli kebutuhan yang lebih penting.

3.              Faktor standardisasi

Faktor standardisasi sangat berkaitan erat dengan pembakuan mengenai jenis, ukuran, mutu dan harga dari barang perlengkapan/logistik. Standardisasi erat kaitannya dengan Normalisasi.                               

Normalisasi adalah pembuatan ukuran-ukuran yang normal berdasarkan standar yang telah ditentukan.

Salah satu masalah yang sering dihadapi dalam penelitian kebutuhan adalah masalah penyusunan standar-standar mengenai barang-barang dan cara-cara pembelian secara nasional, sehingga pembelian-pembelian dapat dilakukan tanpa mengalami keborosan. Karena teknologi semakin berkembang dari waktu ke waktu maka standardisasi  juga harus mengikuti perkembangan tersebut. Jangan sampai standardisasi malah akan menghambat proses modernisasi suatu organisasi. Contonya adalah: standardisasi mesin ketik yang dulunya menggunakan mesin ketik kini seharusnya dapat menyesuaikan perkembangan teknologi misalnya dengan standardisasi menuju komputer sesuai dengan program-program yang up to date.

Banyak sekali masalah yang muncul dalam proses standardisasi, oleh karenanya diperlukan suatu badan khusus atau ahli yang mampu menangani proses standardisasi alat-alat. Badan ini bertujuan antara lain supaya dalam pembelian-pembelian besar dapat dilakukan secara lebih hemat serta dapat diusahakan supaya satu organisasi tidak berkelebihan barang tertentu, sedang badan organisasi lain kekurangan. Namun demikian dengan adanya badan yang berpusat dalam bidang pengadaan ini, maka akan memungkinkan terjadinya monopoli kewenangan dan hubungan pribadi (nepotisme).

Standardisasi mempunyai beberapa keuntungan dan kerugian, berikut adalah keuntungan dari standardisasi:

o Karena bentuk, ukuran, tipe yang ditetapkan secara Internasional, maka akan memudahkan penggantian suku cadang.

o Perawatan menjadi mudah dan sederhana

o Peralatan menjadi favorit sehingga mudah dijual dan mudah diperoleh

o Suku cadang akan tersedia cukup banyak

o Harga dapat ditekan serendah mungkin

o Kerusakan yang kecil tidak perlu menyebabkan tidak berfungsinya peralatan tersebut.

Sedangkan kerugiannya antara lain:

o Orang hanya terikat pada beberapa merk peralatan yang dapat dipilihnya

o Pedagang mungkin dapat mempermainkan konsumen peralatan tersebut.                    

Melihat uraian di atas contoh dari standardisasi misalnya, di dalam suatu pemerintahan atau lingkup DPRD akan mengadakan pengadaan suatu mobil dinas maka dari itu dalam penelitian kebutuhan alangkah baiknya jika diadakan suatu standardisasi atau pembakuan barang. Standardisasi tersebut meliputi merk, type, warna maupun harga mobil tersebut. Dalam standardisasi tersebut maka diperlukan suatu pengkajian agar nantinya barang yang dibeli tidak ketinggalan jaman dan agar nantinya barang tersebut dapat membantu pelaksanaan tugas agar lebih efektif dan efisien.

4.              Faktor prestise

Dalam faktor perstise yaitu perlu diperhatikan siapa yang akan mempergunakan, apa jabatannya dsb.  Beda jabatan, beda perlengkapannya. Hal ini mengandung makna bahwa dalam pengadaan suatu barang perlu dilakukan penelitian dari segi prestise untuk siapa barang tersebut digunakan. Barang yang akan dibeli seharusnya bisa menggambarkan pemakainya baik itu dari statusnya maupun kewibawaannya. Jangan sampai nantinya barang yang dibeli dan digunakan justru akan menurunkan kewibawaan atau prestise pemakainya. Meskipun terkesan hal ini tidak begitu penting namun setidaknya faktor ini dapat menjadi tolok ukur keberhasilan administrasi logistik. Contoh dari faktor ini secara konkrit misalnya, dalam suatu pemerintahan daerah akan menganggarkan biaya untuk membeli mobil dinas bupati tujuannya agar mempermudah mobilitas bupati. Namun selain memperhatikan faktor tersebut perlu juga diperhatikan faktor prestise bagi pemakainya. Setidaknya mobil dinas yang dipakai bupati tersebut bisa mengangkat kewibawaan pemakainya. Walaupun pada dasarnya mobil ini bertujuan agar mobilitas bupati dapat berjalan efektif dan efisien.

5.              Faktor Anggaran

Yaitu mempertimbangkan ketersediaan anggaran dalam organisasi. Dengan mempertimbangkan faktor ini maka akan dapat disusun skala prioritas kebutuhan logistik maupun cara-cara pengadaan logistik degan tidak meninggalkan pertimbangan efektivitas dan efisiensi. Dari pengertian di atas maka dapat diketahui bahwa dalam rangka pengadaan suatu barang atau logistik perlu juga memperhatikan keadaan anggaran yang tersedia jangan sampai nantinya pengeluaran akan menggelembung dan tidak sebanding dengan pendapatan, sehingga mengakibatkan defisit anggaran. Jangan sampai muncul istilah besar pasak daripada tiang. Sebagai contoh, suatu perusahaan akan membeli mesin baru untuk peningkatan efektifitas dan efisiensi. Meskipun tujuannya baik untuk perusahaan, namun di balik itu perlu dilakukan penelitian tentang besarnya anggaran yang tersedia. Jangan sampai pembelian ini akan justru membuat aggaran menjadi defisit serta pemborosan.

c. Tahapan-tahapan dalam penentuan kebutuhan logistik.

Salah satu kegiatan dari administrasi logistik adalah penentuan kebutuhan logistik atau penentuan barang-barang kebutuhan organisasi. Penentuan kebutuhan logistik adalah suatu kegiatan perumusan daftar nama-nama barang yang pasti akan diadakan oleh suatu organisasi dalam periode waktu tertentu. Jadi penentuan kebutuhan logistik menunjuk pada suatu kegiatan yang dilakukan untuk merumuskan segala daftar nama-nama barang yang pasti akan diadakan setelah diurutkan berdasarkan daftar penyusunan kebutuhan menurut indeks korelasinya.

Indeks korelasi merupakan skala kepentingan barang tertentu bagi suatu organisasi, indeks korelasi dibedakan menjadi 3, yaitu:

v Tinggi ( Skala Primer ) :   benda-benda tersebut sangat  mutlak dibutuhkan, tanpa adanya benda  tersebut instansi tidak akan bisa berjalan. Barang ini bersifat  sangat mendesak. Contoh suatu instansi yang bertugas untuk melakukan pencatatan sipil dan kearsipan maka sangat mutlak bagi instansi tersebut untuk memiliki mesin ketik (komputer).

v Sedang ( Skala Sekunder ) : benda-benda itu penting untuk memperlancar jalannya instansi, namun tidak mutlak. Barang ini sifatnya mendesak. Contoh: sebuah instansi untuk memperlancar distribusi maka diperlukan alat transportasi pribadi. Alat transportasi ini berguna untuk memperlancar jalannya instansi namun tidak harus dimiliki karena masih bisa dengan alternatif lainnya.

v Rendah (  Skala Tertier ) : adanya benda-benda tersebut perlu untuk membantu memperlancar jalannya instansinsi, namun tidak mutlak dan tidak penting. Barang ini bersifat tidak mendesak. Contohnya: untuk menjaga agar karyawan tetap semangat bekerja, maka dibutuhkan suatu hiburan seperti musik yaitu dapat berupa tape recorder maupun DVD. Barang ini tidak mutlak dan tidak penting namun dapat memperlancar jalannya organisasi.

Ada banyak pendapat terkait dengan tahapan penentuan kebutuhan logistik. Namun saya akan menjelaskan salah satu pendapat tersebut, yakni dari lucas dan rumsari. Tahapan penentuan kebutuhan logistik menurut lucas dan Rumsari dapat digambarkan dengan skema sebagai berikut:

1.              Langkah pertama dalam penentuan kebutuhan logistik ialah menyusun nama-nama barang yang dibutuhkan organisasi. Pada proses ini bertujuan untuk mendata segala kebutuhan barang yang diperlukan dalam sebuah instansi atau organisasi baik itu berupa barang tahan lama maupun barang habis pakai. Pada proses ini sama sekali tidak memperhatikan tingkat kepentingan barang tersebut dan anggaran dari organisasi. Sebagai contoh: suatu instansi kelurahan akan membeli berbagai kebutuhan logistik. Oleh karena itu pada proses ini maka dilakukan proses pendataan barang-barang apa saja yang diperlukan dalam proses keberjalanan instansi tersebut dari yang kecil sampai yang besar, seperti kertas, tinta, komputer, printer, mobil transport, motor dinas, meja kerja, kursi rapat, lemari arsip, dlsb.

2.              Langkah yang kedua atau langkah selanjutnya yakni membuat atau menyusun skala prioritas. Dalam proses atau tahapan ini barang-barang yang telah dicatat pada proses sebelumnya harus dipertimbangkan tingkat kepentingannya apakah barang itu sangat penting, kurang penting, atau bahkan tidak penting. Tujuan dari tahapan ini adalah menghindari terjadinya pemborosan dan ketidakefektifan barang yang telah dibeli. Sebagai contoh, setelah barang-barang yang dibutuhkan intansi tersebut tercatat semua maka dipilah mana yang sekiranya lebih penting antara barang yang satu dengan yang lainnya.

3.              Langkah yang ketiga atau terakhir dari tahapan penentuan ebutuhan logistik adalah membuat daftar nominasi barang (DNB). Daftar Nominasi Barang adalah daftar yang memuat gambaran informasi mengenai nama dan spesifikasi barang serta jumlah barang yang diadakan serta memuat gambaran informasi mengenai harga  persatuan dan harga total guna memperhitungkan anggaran yang dibutuhkan. Pada proses pembuatan daftar nominasi barang ini bertujuan untuk menyesuaikan barang yang akan dibeli dengan anggaran yang dimiliki organisasi (perusahaan). Jangan sampai nantinya justru terjadi penggelembungan anggaran. Selain itu dalam penyusunan Daftar Nominasi Barang (DNB) harus melibatkan berbagai pihak terkait. Sebagai contoh, setelah perusahaan membuat skala prioritas maka disesuaikan dengan anggaran yang ada dengan barang yang ada, baik itu dari segi merk, jenis, maupun typenya yang semuanya harus sesuai dengan anggaran yang dimiliki perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

Krisna, Dimas., Kristanto, Wahyu., 2013. Manajemen dan Rekayasa Logistik. Diakses tanggal 2 april 2013 pukul 10.50 dari http://www.scribd.com

Moekijat. 1992. Pokok-pokok Pengertian Administrasi, Manajemen dan Kepemimpinan. Bandung: CV. Mandar Maju

Siagian, sondang P. 1992. Kerangka Dasar Ilmu Administrasi. Jakarta: PT. Rineka Cipta

Sukarna. 1990. Prinsip-prinsip Administrasi Negara. Bandung: CV. Mandar Maju

Syamsi, Ibnu. 1983. Administrasi Perlengkapan Matriil Pemerintah Daerah. Yogyakarta: PT. Bina Aksara

Tjokroamidjojo, Bintoro. 1995. Pengantar Administrasi Pembangunan. Jakarta: PT. Pustaka LP3ES Indonesia

Wajong, J. 1954. Organisasi dan Administrasi. Jakarta

Widarman. 2013. Makalah Manakemen Logistik. Diakses tanggal 2 april 2013 pukul 10.48 dari http://www.slideshare.net

Widjaja, A. W., 1993. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada

Yuliani, Sri. 2004. Pengantar Ilmu Administrasi Negara. Surakarta