PENYIMPANAN LOGISTIK

PENYIMPANAN LOGISTIK

1.    Tindak lanjut setelah penerimaan barang oleh penyimpan barang adalah melakukan kegiatan penyimpanan/penggudangan, jelaskan apa yang dimaksud dengan penyimpanan/ penggudangan?

Perhatikan skema/ bagan berikut ini:

       Bagan di atas merupakan bagan yang menunjukkan proses manajemen logistik dari pengadaan barang sampai pada penyimpanan barang. Dari bagan tersebut akan terlihat jelas bahwa setelah proses penerimaan barang maka dilakukan kegiatan penyimpanan/penggudangan/ pergudangan barang-barang/ logistik yang telah diterima. Untuk lebih memhami lebih jauh mengenai proses penyimpanan logistik, maka alangkah lebih baik jika kita mengetahui dan memahami terlebih dahulu mengenai definisi dari penyimpanan, penggudangan, maupun pergudangan itu sendiri. Ada banyak definisi dan pengertian dari berbagai ahli dan literatur terkait penyimpanan, penggudangan, dan pergudangan. Berikut adalah beberapa definisi terkait istilah-istilah tersebut:

a.    Penyimpanan

Berdasarkan Permendagri No. 17 Tahun 2007 penyimpanan merupakan kegiatan melakukan penerimaan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan, pemeliharaan barang dan pengeluaran dari tempat penyimpanan. Sedangakan menurut Subagya  (1988:68) penyimpanan juga dapat diartikan sebagai suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengurusan, penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam ruang penyimpanan. Penyimpanan juga dapat diartikan kegiatan dan usaha untuk melakukan pengurusan penyelenggaraaan dan pengaturan barang-barang persediaan di dalam ruang penyimpanan.Penyimpanan barang daerah dilaksanakan dalam rangka pengawasan, penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam gudang/ruang penyimpanan sehingga dalam pengurusan barang persediaan agar setiap waktu diperlukan dapat dilayani dengan cepat dan tepat. Adapun kegiatan dari penyimpanan, antara lain:

a.    menerima, menyimpan, mengatur dan menjaga keutuhan barang dalam gudang/ruang penyimpanan agar dapat dipergunakan sesuai dg rencana secara tertib, rapi dan aman;

b.    menyelenggarakan administrasi penyimpanan/pergudangan atas semua barang yg ada dalam gudang;

c.    melakukan stock opname secara berkala ataupun insidentil terhadap barang persediaan yg ada di dalam gudang agar persediaan selalu dapat memenuhi kebutuhan;

d.   Membuat laporan secara berkala atas persediaan barang yg ada di gudang.

Menurut Subagyo (1988:68), penyimpanan berfungsi untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi–fungsi sebelumnya dengan pemenuhan setepat–tepatnya dan dengan biaya serendah mungkin.

b.    Pergudangan

Pergudangan (kk) adalah kegiatan menyimpan barang dalam gudang.Sedangkan menurut Sukadarto (2001:19), Pergudangan adalah kegiatan–kegiatan penampungan, penyimpanan, pengamanan dan pendistribusian/penyaluran barang–barang yang menjadi kebutuhan bagi setiap organisasi.

c.    Penggudangan

Menurut Lucas dan Rumsari (2004:81) Penggudangan merupakan serangkaian kegiatan pengurusan dalam penyimpanan logistik mulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan, pemasukan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan, pemeliharaan, pengeluaran dan pendistribusian samapai dengan kegiatan pertanggungjawaban pengelolaan gudang (pembuatan laporan – laporan) dengan tujuan mendukung kontinuitas kerja unit kerja, sekaligus mendukung efektivitas  dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.

Dari pengertian penggudangan ini dapat digaris bwahi bahwa kegiatan penggudangan tidak sekedar kegiatan memasukkan barang dalam ruang penyimpanan (gudang), tetapi lebih dari itu, dalam kegiatan penggudangan penting dilakukan perencanaan, pengorganisasian, serta pengendalian logistic baik secara teknis maupun administrative sehingga kegiatan tersebut dapat menjamin dan menjaga kelangsungan dan kesinambungan setiap aktivitas dalam setiap unit kerja di dalam suatu organisasi.

Dalam setiap kegiatan pasti ada masalah-maslah yang dihadapi. Hal tersebut juga sama halnya dengan penyimpanan logistik yang memilki berbagai permasalahan. Berikut ini adalah beberapa permasalahan yang dihadapi dalam penyimpanan logistik:

l Penanganan administrasi fisik: jumlah jenis klasifikasi, karakteristik dari barang

l Unsur pertanggung jawaban barang: Kekayaan negara dan instansi yang memiliki nilai yang besar

l Pengadministrasian harus diikuti perkembangan agar menunjang fugnsi perencanaan dan penentuan kebutuhan: terutama bahan dan suku cadang

l Pembiayaan yang khusus

Ø Modal yang ditanam: gudang, jalan, dermaga, pemasangan instalasi, drek dan crane, pendingin, pemanas, peralatan pengendali.

Ø Biaya operasional: administrasi dan overhead, untuk biaya-biaya pengawetan, penerangan, perawatan, pendingin, pengaman, pengendalian, penyusutan modal.

Dalam penyimpanan logistik kita juga harus memperhatikan beberapa faktor. Hal ini berkaitan dengan efektitas dan efisiensi penyimpanan barang tersebut. Adapun beberapa faktor tersebut antara lain:

1.    Pemilihan lokasi

Dalam rangka memperlancar, dengan mempertimbangkan jalur cepat, lokasi mudah, dalam mempersiapkan kematangan penyampaian barang.

2.    Barang

Dalam hal ini harus diperhatikan mengenai klasifikasi dan jenis barang. Barang-barang harus diklasifikasikan sesuai dengan jenisnya.

3.    Pengaturan ruang

Ruangan penyimpanan barang harusnya mematuhi segala aturan ruangan yang telah ditentukan. Jangan sampai barang itu rusak karena penataan ruangan yang tidak benar.

4.    Prosedur atau sistem penyimpanan

Faktor ini mencakup segala tata cara terkait penyimpanan barang yang di dalamnya juga memeprhatikan aspek keamanan barang.

Selain itu penyimpanan atau pergudangan barang juga mempunyai berbagai tujuan. Adapun tujuan penyimpanan antara lain:

1.    Untuk menerima berbagai macam alat-alat, material komponen, dan segala sesuatu yang berhubungan dengan logistik.

2.    Untuk menjaga kelayakan, kualitas dan keawetan barang-barang logistik.

3.    Untuk mengatur keluarnya barang secara wajar kepada konsumen.

4.    Untuk meminimalisir berbagai kerusakan barang-barang logistik.

5.    Untuk mengukur dan meneliti jumlah barang-barang logistik.

6.    Untuk melakukan pengamanan terhadap barang logistik dari berbagai ancaman .

7.    Untuk memberikan informasi kepada pihak lain yang membutuhkan.

Jadi, jika kita tarik sebuah kesimpulan mengenai pengertian dari sebuah penyimpanan dan pergudangan logistik. Maka keduanya adalah dua istilah yang sama pengertiannya. Keduanya sama-sama mengacu pada sebuah pengertian yaitu terkait segala kegiatan yang berkaitan dengan penyimpanan, pemeliharaan dan pengamanan dari barang-barang logistik setelah diterima dari pihak lain sebelum barang itu digunakan agar nantinya barang tersebut dapat digunakan sebagaimana mestinya pada waktu yang akan datang. Pada intinya kegiatan penyimpanan barang bertujuan untuk efektifitas dan efisiensi barang dari suatu organisasi. Hal ini dilakukan karena dikhawatirkan barang yang telah diterima akan rusak pada saat akan digunakan.

2.    Penyimpanan barang dilakukan dalam sebuah ruangan yang disebut gudang. Jelaskan pengertian gudang!

Dalam penyimpanan logistik tidak akan pernah dapat lepas dari adanya gudang. Sama halnya seperti konsep dan istilah penyimpanan gudang juga memiliki banak pengertian atau definisi, berikut ini adalah beberapa pengertian gudang dari berbagai literatur dan sumber:

·           Kamus

Gudang (kb) adalah bangunan yang dipergunakan untuk menyimpan barang dagangan.

·           Ibnu syamsi, 1997 : 28

Gudang adalah ruangan untuk menyimpan barang yang berdinding, beratap dan terkunci.

·           Sukadarto, 2001 : 18

Gudang adalah suatu ruangan yang tidak bergerak, dapat ditutup, tidak untuk lalu lintas umum, melainkan dipergunakan untuk menyimpan barang – barang.

·           Lucas dan Rumsari, 2004 : 84

Gudang merupakan suatu ruangan tertutup, tidak bergerak, tidak untuk lalu lintas umum dan berfungsi untuk menyimpan barang.

·           Perppu No. 5 Tahun 1962

Gudang adalah ruangan yang tidak bergerak, yang dapat ditutup, dengan tujuan tidak untuk dikunjungi oleh umum melainkan untuk dipakai khusus sebagai tempat barang.

       Sesuatu dapat dikatakan gudang jika memenuhi unsur-unsur sebagai berikut:

a.    Adanya “ruangan”

Menurut Ibnu Syamsi pengertian ruangan lebih luas dibandingkan dengan gudang, karena ruangan meliputi :

1.    Ruangan terbuka

     Ruangan terbuka adalah ruangan yang dibentuk tanpa atap dan tanpa pagar. Biasanya ruangan terbuaka dipergunakan untuk menyimpan barang-barang yang tahan cuaca dan tidak khawatir untuk dicuri. Contoh: batu, pasir dan sejenisnya.

2.    Ruangan setengah terbuka

a.Berpagar tanpa atap

Sama halnya seperti ruanagan terbuka, akan tetapi ruangan ini tidak memiliki atap tapi berpagar. Hal ini dikarenakan karena biasanya digunakan untuk menyimpan barang yang rawan untuk dicuri. Contoh: batu bata dan sejenisnya.

b.    Tak berpagar tapi beratap

Hampir sama dengan ruangan semi terbuka di atas hanya bedanya ruangan ini tidak berpagar namun memiliki atap. Karena barang yang disimpan di ruangan ini tidak tahan cuaca namun tidak rawan pencurian. Contoh: gerobak, stoomwals, den sejenisnya

3.    Ruangan tertutup (Gudang)

b.    Tertutup

Yang dimaksud tertutup di sini adalah ruangan tersebut berpagar dan beratap serta dapat dikunci.

c.    Tidak bergerak

d.   Tidak untuk lalu lintas

Yang dimakud tidak untuk lalu lintas adalah gudang tersebut bukan merupakan akses jalan keluar masuk yang nantinya dikhawatirkan akan mengganggu kondisi barang yang disimpan. Misalnya gudang penyimpanan minyak, jika gudang tersebut terletak di tempat yang digunakan untuk lalu lintas dikhawatirkan nantinya akan terjadi kebakaran.

Selain itu gudang dapat dibedakan menjadi bermacam-macam dan didasarkan atas berbagai hal, berikut adalah macam-macam gudang didasarkan atas berbagai aspek:

1)        Berdasarkan bentuk dan karakteristik bangunannya (Lucas dan Rumsari 2004: 84)

a.    Gudang tertutup

b.    Gudang terbuka, dibedakan menjadi 2 yaitu:

·      Gudang terbuka yang tidak diolah adalah gudang yang berupa lapangan terbuka yang permukaannya diratakan tanpa diperkeras biasanya digunakan untuk menyimpan logistik yangg tidak terpengaruh perubahan cuaca/untuk penyimpanan yang sifatnya sementara.

·      Gudang terbuka diolah adalah lapangan terbuka sudah diratakan dan diperkeras. Digunakan untuk menyimpan logistik yang tidak cepat terpengaruh perubahan cuaca.

c.    Gudang semi tertutup (lumbung) adalah bangunan beratap tanpa dinding– dinding ujung yang lengkap dan digunakan untuk logistik yang memerlukan pertukaran udara maksimum, tidak memerlukan perlindungan lengkap terhadap udara.

2)   Berdasarkan fungsinya

a.    Gudang operasional

b.    Gudang perlengkapan

c.    Gudang pemberangkatan, dan

d.   Gudang musiman

3)   Berdasarkan barang-barang yang disimpan di dalamnya

a.    Gudang alat tulis

b.    Gudang alat medis

c.    Gudang BBM

d.   Gudang tenun

e.    Gudang alat rumah tangga

f.     Gudang teknik

g.    Gudang barang rongsokan

4)   Berdasarkan tujuannya (Ibnu syamsi 1997:28)

a.    Gudang pusat (stafel magazijne)

b.    Gudang persediaan (gebruiks-gudang)

c.    Gudang pemakaian (verbruiks-gudang)

d.   Gudang penyaluran

5)   Berdasarkan artiannya (Sukadarto 2001:18)

·      Gudang dalam arti statis (gudang persediaan) :Tempat atau bangunan tertutup didalamnya terdapat barang – barang serta tidak seorang pun yang boleh masuk kecuali pegawai yg diserahi tugas. Untuk pengawasan terhadap barang–barang dalam gudang ditunjuk Bendaharawan Materiil.

·      Gudang dalam arti dinamis (gudang penyaluran) : Tempat atau bangunan untuk menyimpan dan mendistribusikan barang – barang baik dari hasil pembelian maupun hasil pembuatan sendiri. Jadi, gudang dapat diartikan sebagai tempat menampung, menyimpan dan mendistribusikan barang – barang serta ada unsur manusia (orang) untuk mengatur (mengelola) barang – barang yang ada di dalamnya.

6)   Berdasarkan jenis barangnya

a)    Gudang transit

b)   Gudang serbaguna

c)    Gudang kedap udara

d)   Gudang pendinginan

e)    Tangki kering

f)    Gudang penyimpanan tahan api

g)   Dangau orang eskimo (iglo)

Gudang  dibuat memiliki fungsi utama yaitu untuk menampung barang – barang untuk sementara waktu, menunggu saat barang itu dipergunakan dan untuk menjamin kontinuitas pelaksanaan kerja. Sedangkan menurut sukadarto gudang memiliki beberapa fungsi antara lain:

1.    Penerimaan     

Penerimaan merupakan proses penyerahan dan penerimaan logistik dan peralatan di gudang. Dalam proses penyerahan dan penerimaan ini dilakukan:

·      Pendataan jumlah dan mutu logistik dan peralatan harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku/layak untuk diberikan kepada korban bencana.

·      Pencatatan administratif sebagai dokumen yang dapat dipertanggung jawabkan oleh petugas yang bersangkutan.

2.    Penyimpanan

Penyimpanan merupakan proses kegiatan penyimpanan logistik dan peralatan di gudang dengan cara menempatkan logistik dan peralatan yang diterima:

a.    Penempatan sesuai dengan denah.

b.    Aman dari pencurian.

c.    Aman dari gangguan fisik.

d.   Aman dari pencemaran secara kimiawi dan biologi yang dapat merusak kualitas dan kuantitas.

e.    Aman dari kebakaran.

f.     Penataan sesuai dengan standar pergudangan.

3.    Pemeliharaan

Pemeliharaan merupakan kegiatan perawatan logistik dan peralatan agar kondisi tetap terjamin dan siap pakai untuk dipergunakan dalam penanggulangan bencana secara efektif dan efisien dan akuntabel

4.    Pengamanan

Untuk menjaga keamanan dan keselamatan logistik dan peralatan di gudang perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1.      Lokasi Pergudangan diupayakan secara historis aman dari bencana (misalnya aman

dari gempa, banjir, tanah longsor).

2.      Pencegahan Kebakaran

a.    Dihindari penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar.

b.    Dipasang alat alarm kebakaran.

c.    Alat pemadam kebakaran harus diletakkan pada tempat yang mudah dijangkau dan dalam jumlah yang cukup. Contoh: tersedianya bak pasir, tabung pemadam kebakaran, hidran, karung goni, galah berpengait besi.

3.    Keamanan Gudang

a.    Dipagar keliling

b.    Alat pemantau keamanan seperti : alarm atau kamera CCTV

c.    Petugas keamanan

Jadi, pada intinya gudang adalah suatu ruangan atau tempat yang dibebani tugas untuk menyimpan barang yang akan dipergunakan dalam produksi, dari mulai barang itu diterima sampai pada saatnya barang itu dipergunakan atau dipindahkan. Selain itu dalam gudang juga harus diperhatikan terkait pemeliharaan dan keamanan barang-barang logistik yang disimpan.         

3.    Penyimpanan barang dilakukan dalam gudang yaitu dengan sistem FIFO. jelaskan apa yang dimaksud dengan sistem FIFO dan apa keuntungan menggunakan sistem tersebut?

Dalam penyimpanan barang di gudang agar nantinya barang yang disimpan tersebut tidak mengalami kerusakan sangatlah dibutuhkan suatu metode, cara maupun prosedur tertentu. Setidaknya dalam penyimpanan barang di gudang kita mengenal adanya du sistem, yaitu LIFO (Last in First Out) dan FIFO (First in First Out). LIFO adalah suatu sistem atau cara penyimbaran barang dalam gudang yaitu barang yang datang terakhir digunakan terlebih dahulu. Sistem ini biasanya digunakan untuk barang-barang yang dapat bertahan lama atau barang yang jika disimpan lebih lama kualitasnya akan lebih baik, contohnya kopi. Sedangkan sistem FIFO ialah suatu sistem penyimpanan barang yaitu barang yang masuk terlebih dahulu juga dikeluarkan terlebih dahulu. jadi keluarnya barang secara berurutan atau sesuai kronologis. Sistem ini biasanya digunakan untuk barang barang yang kurang bisa tahan lama. Contohnya gula, beras, dan sejenisnya.

Pemilihan sistem penyimpanan barang baik itu FIFO maupun LIFO pada dasarnya tergantung pada jenis barang itu sendiri. Jika barang itu mampu bertahan lama dan akan menjadi lebih baik jika disimpan lebih lama maka alangkah baiknya jika digunakan metode LIFO. Begitu juga sebaliknya jika barang itu kurang bisa tahan lama dan dikhawatirkan jika barang yang datang disimpan terlalu lama akan merusak kualitas barang itu sendiri. Jika diperhatikan memang proses pemindahan barang secara LIFO dianggap lebih praktis dan cepat dibandingkan dengan metode FIFO, karena barang yang baru saja masuk bisa langsung dikeluarkan. Tetapi sebenarnya masing-masing sistem tersebut mempunyai kelemahan dan kelebihan masing-masing.

Di sini saya lebih akan menekankan pada metode atau sistem penyimpanan barang secara FIFO (First in First Out). Seperti yang telah diuraikan sebelumnya sistem ini adalah suatu cara penyimpanan barang yang mana barang yang pertama kali masuk gudang maka juga yang pertama keluar dari gudang. Sistem ini sebenarnya memiliki banyak kelebihan, antara lain:

1.         Barang akan lebih terjaga kualitasnya

Dengan menggunakan sistem FIFO diharapkan barang yang pertama kali masuk juga pertama kali keluar. Jadi barang tidak terlalu lama tersimpan dalam gudang. Jadi barang yang masa kadaluarsanya itu paling awal juga akan keluar paling awal. Sehingga kualitas barang bisa terjamin serta mengantisipasi terjadinya kerusakan barang secara masal. Contohnya gudang penyimpanan beras, jika beras tersebut disimpan terlalu lama di dalam gudang dikhawatirkan nantinya akan rusak dan mengundang kutu. Hal ini nantinya juga akan berpengaruh terhadap kualitas beras lainnya yang mungkin akan terserang kutu juga.

2.         Pengendalian harga lebih terjamin

Selain menjaga kualitas barang kelebihan lain dari sistem ini adalah adanya kestabilan harga barang-barang yang disimpan. Tidak selamanya harga itu selalu sama ada kalanya harga itu naik namun ada kalanya harga itu turun. Dengan sistem ini maka diharapkan barang yang pertama kali masuk dengan harga tertentu akan sama harganya pada saat dikeluarkan nanti. Berkaitan dengan kelebihan sebelumnya yaitu kualitas barang yang tetap terjamin maka nantinya kekhawatiran bahwa harga barang tersebut akan anjlok dapat dihindari. Dengan kata lain harga pembelian natinya tidak akan lebih tinggi dari harga penjualan. Jadi akan diperoleh keuntungan yang maksimal. Sebagai contoh misalnya gudang beras, barang pertama dibeli dengan harga beli Rp 6000/kg kemudian masuk lagi barang kedua dengan harga beli Rp 6200/kg, kemudian ada permintaan pasar dan ketika itu harga barang sedang mengalami kenaikan, maka harga beras yang di pasaran mengalami kenaikan tidak akan terjadi pada waktu itu. Dengan kata lain perusahaan mampu mengendalikan harga pasar.

3.         Pencatatan yang lebih sitematis

Keuntungan atau kelebihan lain dari sistem FIFO yaitu pada saat pencatatan barang di gudang. Yang mana petugas pencatatan barang masuk dan barang keluar akan lebih mudah mengontrol. Hal ini dikarenakan keluarnya barang secara berurutan atau sesuai kronologis. Jadi petugas pencatan biasanya tidak perlu melakukan pengecekan terhadap semua barang. Petugas biasanya hanya mengecek jumlah barang yang keluar pada saat itu apakah sesuai dengan jumlah barang pada saat barang tersebut masuk.

Melihat berbagai macam keuntungan dari sitem FIFO ini tidak terlepas pula dari kelemahan-kelemahan yang terdapat pada sistem ini. Biasanya sistem ini kurang efektif apabila pihak-pihak pergudangan tidak mampu menata letak barang-barang secara berurutan sesuai tanggal atau waktu barang tersebut masuk. Selain itu konsumen atau pihak pemakai barang kurang puas dengan kualitas barang karena barang yang diterima merupakan barang lama yang dianggap barang tersebut kualitasnya kurang baik.

Tetapi kelemahan-kelemahan tersebut dapat dihindari jika pehak pengelola gudang mampu mengatur pemindahan barang-barang sesuai dengan sistem ini. Penataan barang di gudang apabila menggunakan sistem ini seharunya tidak ditumpuk melainkan dijajar sesuai dengan waktu barang tersebut masuk. Biasanya gudang yang menggunakan sistem ini mempunyai dua pintu. Pintu pertama merupakan pintu masuk barang sedangkan pintu kedua merupakan pintu khusus keluar barang. Barang yang masuk biasanya diletakkan di dekat pntu keluar barang begitu seterusnya. Hal ini dimaksudkan agar barang yang pertama kali masuk bisa keluar dengan mudah karena dekat dengan pintu keluar begitu pula dengan barang yang baru saja masuk akan mudah masuk karena tidak terhalangi oleh barang-barang yang sebelumnya telah masuk.

4.    Barang – barang yang disimpan dalam gudang supaya selalu dalam kondisi siap pakai (ready for use) harus dipelihara dan dirawat dengan baik. Jelaskan pemeliharaan dan perawatan barang dalam gudang!

Salah satu prinsip pergudangan ialah barang yang disimpan haruslah dalam keadaan siap pakai (ready for use). Maka dari itu dalam fungsi penyimpanan barang diperlukan pemeliharaan dan perawatan barang dengan baik. Pemeliharaan merupakan kegiatan perawatan logistik dan peralatan agar kondisi tetap terjamin dan siap pakai untuk dipergunakan dalam penanggulangan bencana secara efektif dan efisien dan akuntabel, melalui prinsip:

·      5R = Ringkas, Rapih, Resik (bersih), Rawat, Rajin (secara terus-menerus).

·      First In First Out (FIFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama masuk adalah yang pertama harus keluar.

·      First Expired Date First Out (FEFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama kadaluwarsa harus yang pertama keluar untuk didistribusikan. Dalam penyusunan logistik dan peralatan yang punya masa kedaluwarsanya lebih awal atau yang diterima lebih awal harus digunakan lebih awal sebab logistik dan peralatan yang datang lebih awal biasanya juga diproduksi lebih awal dan umurnya relatif lebih tua dan masa kadaluwarsanya mungkin lebih awal.

·      Logistik dan peralatan disusun di atas pallet secara rapih dan teratur, sesuai dengan ketentuan.

Barang-barang juga harus dirawat sesuai dengan jenis barang tersebut. Penggolongan barang berdasarkan bahan pembuatnya serta perawatannya, antara lain:

1.    Barang – barang dari logam

Barang barang yang terbuat dari logam misalnya meja besi, brankas, lemari besi dan sejenisnya biasanya perawatannya dengan cara diberi valesin/minyak dan dibungkus kertas khusus. Hal ini dimaksudkan agar barang tersebut tidak berkarat.

2.    Barang – barang dari kertas

Barang-barang seperti berkas-berkas kantor, kertas-kertas dokumen, dll biasanya perawatannya dengan cara diberi kapur barus dan anti ngengat. Hal ini bertujuan untuk menghindari rayap. Selain itu barang-barang dari kertas juga harus disimpan di tempat yang kering.

3.    Barang mudah terbakar karena meningkatkannya temperatur

Barang yang mudah terbakar karena meningkatnya temperatur seperti parfum, dan sejenisnya biasanya dirawat dengan antisipasi berupa mengatur ventilasi,  serta sediakan alat pengukur suhu dan sediakan alat pemadam kebakaran. Jika sewaktu-waktu terjadi kebakaran bisa cepat diatasi.

4.    Barang – barang dari kayu (mebelair)

Barang-barang dari kayu seperti meja, kursi, almari, dan sejenisnya biasanya dirawat dengan diberikan semprotan anti rayap. Selain itu juga diberi alas agar ketika dipindahkan atau digeser tidak merusak lantai gudang.

Selain merawat barang sesuai dengan jenis bahnnya agar barng tetap dalm kualitas yang baik maka banyak hal yang perlu dierhatikan. Adapun hal – hal yg perlu diperhatikan, antara lain :

1.         Melakukan pengecekan barang dan melakukan perawatan secara periodik. Hal ini dimaksudkan agar barng tidak mengalami kerusakan yang parah. Jika dilakukan pengecekan secara berkala maka jika terdapat sedikit kerusakan dapat segera diperbaiki. Selain itu pemeliharaan secara berkala sangatlah penting, karena pada dasarnya mencegah lebih baik daripada mengobati.

2.         Menjaga gudang dari kebocoran atap. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga gudang dari berbagai ancaman cuaca baik itu panas matahari maupun hujan. Biasanya ada barang-barang tertentu yang sangat sensitif dengan air maupun panas matahari maka dari itu sangatlah perlu untuk menjaga atap gudang tetap dalam keadaan semestinya.

3.         Menghindari penempatan barang yang dapat mempengaruhi kualitas maupun kerusakan barang. Yang dimaksud barang yang dapat mempengaruhi kualitas barang lain di sini, misalnya ada barang yang harus dihindarkan dari bau yang tajam seperti durian, alkohol, maupun bahan kimia lain. Hal ini dkarenakan akan merusak kualitas barang tersebut.

4.         Mengecek instalasi listrik secara periodik. Hal ini bertujuan untuk menghindari terjadinya konsleting listrik yang sewaktu-waktu dapat terjadi. Konsleting mungkin dapat disebabkan adanya kabel yang terkelupas oleh tikus yang akan mengakibatkan arus pendek sehingga akan berakibat fatal yaitu kebakaran.

5.         Gunakan metode FIFO untuk menghindari kadaluwarsa dan kerusakan barang. Metode FIFO telah dijelaskan sebelumnya bahwa metode penyimpanan barang yaitu mengeluarkan barang yang pertama masuk.

6.         Menyediakan alat pemadam kebakaran. Kebakaran merupakan suatu hal yang tidak terduga. Kebakaran dapat disebabkan oleh konsleting listrik maupun kelalaian manusia itu sendiri. Maka dari itu sangatlah penting jika di gudang disediakan alat pemadam kebakaran dan letak alat pemadam kebakaran ini haruslah mudah dijangkau.

7.         Mengatur aliran temperatur udara. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga suhu ruangan karena ada beberapa barang yang mungkin akan terbakar atau bahkan meledak pada suhu-suhu tertentu.

8.         Memberi alas untuk setiap barang agar terhindar dari kelembaban. Barang-barang seperti almari kayu haruslah tetap kering agar tidak dimakan rayap. Oleh karena itu sangatlah perlu untuk menjaga agar barang tetap kering untuk setiap barang yang terbuat dari kayu maupun triplex diberi alas berupa kain maupun kardus.

9.         Barang berat dan besar di bagian bawah, barang ringan dan kecil di atas. Hal ini berkaitan dengan penyusunan barang yang bertujuan untuk menjaga kualitas barang.

10.     Barang – barang kecil yang sejenis dan mudah dicuri diletakkan ditempat khusus yang aman atau terkunci. Barang-barang seperti berkas-berkas penting haruslah disimpan di tempat yang aman, serta tidak mudah terbakar atau bisa terlindung dari air.

Aspek lain yang tidak kalah penting dalam pemeliharaan barang agar barang dapat siap digunakan kapan saja adalah dengan adanya pengawasan (stock opname). Maka dari itu perlulah beberapa cara untuk memudahkan pengawasan. Adapun cara-cara tersebut antara lain:

•     Barang sejenis tetapi bermacam – macam ukuran dikelompokkan jadi satu dengan mengurutkan dari ukuran terkecil sampai terbesar. Yang dimaksud di sini adalah semua barang yang jenisnya sama misalnya berdasarkan bahannya, harganya, dll sebaiknya dikelompokkan menjadi satu. Agar nantinya mudah dilakukan pengawasan dan pengecekan sewaktu-waktu. Sedangkan cara penataannya ialah diurutkan dari yang terkecil ke terbesar atau sebaliknya, hal ni dimaksudkan agar pencatatannya (inventarisasi) mudah.

•     Gudang luas dengan banyak barang sebaiknya dilengkapi peta gudang. Hal ini untuk memudahkan dalam penerimaan, penyimpanan, penyusunan, pemeliharaan, pencarian, pendistribusian dan pengawasan logistik dan peralatan. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang tata letak gudang adalah sebagai berikut:

1)        Untuk kemudahan bergerak, gudang jangan disekat-sekat, kecuali jika diperlukan. Perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan.

2)        Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran logistik dan peralatan, tata letak ruang gudang perlu memiliki lorong dapat ditata berdasarkan sistem:

b.      Arus garis lurus

c.       Arus huruf U

d.      Arus huruf L

3)        Pengaturan sirkulasi udara: salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah adanya sirkulasi udara yang cukup didalam ruangan, termasuk pengaturan kelembaban udara dan pengaturan pencahayaan.

4)        Penggunaan rak dan pallet yang tepat dapat meningkatkan sirkulasi udara, perlindungan terhadap banjir, serangan hama, kelembaban dan efisiensi penanganan.

5)        Penyimpanan khusus

-     Obat, Vaksin dan serum memerlukan tempat khusus seperti lemari pendingin khusus (cold chain) dan harus dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik.

-     Bahan kimia harus disimpan dalam bangunan khusus yang terpisah dari gudang induk.

-     Peralatan besar/ alat berat memerlukan tempat khusus yang cukup untuk penyimpanan dan pemeliharaannya.

•     Dibuatkan kartu barang dan kartu gantung/label untuk setiap barang yang berisi mutasi barang yang bersangkutan.

•     Mengelompokkan barang berdasarkan jumlah tertentu untuk setiap kelompok/tumpukkannya

•     Petugas gudang selalu merapikan kembali barang yang habis dipakai.

5.    Agar penyaluran logistik dapat mendukung efisiensi dan efektivitas unit kerja maupun organisasi secara keseluruhan, maka penyalur logistik harus memperhatikan dan mengimplementasikan beberapa asas dalam penyaluran logistik. Sebutkan dan jelaskan azas – azas dalam penyaluran logistik!

Kegiatan distribusi logistik pada dasarnya merupakan kelanjutan dari penyimpanan atau pergudangan logistik. Jadi, kegiatan penyaluran logistik juga merupakan serangkaian dari pergudangan atau penyimpanan logistik. Oleh karena itu agar kegiatan ini dapat berjalan lancar, efektif dan efisien diperlukan suatu azas-azas atau pedoman yang harus dipatuhi. Karena penyaluran logistik bukan sekedar menyalurkan barang dari suatu pihak ke pihak lain namun juga berkaitan dengan perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian yang tepat sehingga tercapai efisiensi pencapaian tujuan organisasi.

Menurut Lukas dan Rumsari(2004: 100-101), dalam rangka mendukung efisiensi dan efektivitas kerja setiap unit kerja maupun organisasi secara keseluruhan dalam penyaluran logistik harus memperhatikan dan mengimplementasikan azas-azas penyaluran logistik. Adapun beberapa azas-azas penyaluran logistik antara lain:

1.      Ketepatan jenis dan spesifikasi Logistik yang disampaikan.

Azas ini berkaitan erat dengan penyaluran logistik yang harus sesuai dengan jenis dan spesifikasi yang telah ditentukan sebelumnya. Jangan sampai barang yang dipesan nantinya setelah sampai pada pihak pemesan berbeda antara jenis dan spesifikasinya. Maka dari itu azas ini merupakan azas yang penting.Secara fungsional azas ini bertujuan untuk mencapai batas ”optimal” baik itu berupa kualitas maupun kuantitasnya. Selain itu azas ini juga memperhatikan aspek efisiensi baik itu waktu, tenaga maupun finansial.Kesalah pada azas ini akan sangan berakibat fatal bagi aktivitas kerja organisasi. Hal ini secara nyata dapat dilihat pada pelaksanaan ujian nasional kemarin atau tahun 2013 yang sangat banyak kekurangan. Salah satu azas yang kurang diperhatikan dalam penyaluran barang ini adalah azas ketepatan jenis dan spesifikasi yang disampaikan. Pada kasus kemarin terjadi kesalahan terkait beberapa lembar jawab maupun lembar soal yang tidak memenuhi standar.

2.      Ketepatan nilai logistik yg disampaikan

Dalam azas ini yang diperhatikan adalah barang yang dikirim tidak kurang maupun tidak lebih dari nilai yg telah ditetapkan semula. Azas ini berkaitan dengan pertimbangan terkait pelaksanaan program efisiensi unit kerja. Oleh karena itu jika kita melalaikan azas ini nantinya aakan menganggu proses aktivitas organisasi. Sebagai contoh dapat dilihat pada pelaksanaan ujian nasional kemarin.

3.      Ketepatan jumlah logistik yg disampaikan

Azas ini sangat memperhatikan ketelitian jumlah barang yang dikirim. Alangkah baiknya barang yang dikirim itu tidak kurang ataupun tidak lebih dari yangg seharusnya (sesuai permintaan/kebutuhan). Jika nantinya barang yang dikirim itu melebihi jumlah yang ditentukan maka akan mengakibatkan pemborosan. Begitu juga sebaliknya jika barang yang dikirim itu kurang dari yang diperlukan maka akan menghambat aktivitas kerja suatu organisasi.Contoh dari pelanggaran azas ini adalah terkait penyaluran soal ujian nasional 2013. Banyak sekolah-sekolah yang harus kekurangan soal, sehingga pihak sekolah terpakasa harus menggandakan soal. Hal ini berakibat pada pelaksanaan ujian nasional yang harus tertunda beberapa jam dan biasanya menggandakan soal seperti ini akan rawan terjadi kebocoran soal.

4.      Ketepatan waktu penyampaian

Azas ini sangat memperhatikan perhitungan waktu yang digunakan untuk mendistribusikan barang-barang logistik. Jangan sampai barang yang dikirim terlambat datang. Sehingga hal ini akan berakibat pada terhambatnya aktivitas kerja suatu organisasi. Azas ini juga merupakan azas yang kurang diperhatikan dalam pelaksanaan ujian nasional kemarin. Pengiriman logitik lembar soal dan lembar jawab ujian nasional tidak datang tepat waktu. Misalnya saja lembar ujian yang seharusnya sudah diterima sekolah-sekolah pada pagi hari pelaksanaan ujian nasional ternyata belum sepenuhnya dapat diterima semua sekolah. Hal ini mengakibatkan  pelaksanaan ujian nasional menjadi kacau. Bahkan ada beberapa sekolah yang menunda pelaksanaan ujian nasional.

5.      Ketepatan tempat penyampaian

Dalam azas ini yang diperhatikan adalah ketepatan tempat penyampaian barang-barang logistik. Jangan sampai barang yang dikirim tersebut salah tujuan atau bahkan tertukar dengan tempat atau unit kerja lain. Sehingga ketidaktepatan azas ini bukan hanya akan mengganggu aktivitas kerja dari organisasi bersangkutan, namun juga akan berdampak pada unit kerja yang lainnya. Oleh karena itu azas ini merupakan azas yang sangat penting dalam suatu pesdistribusian barang-barang logistik. Pada akhirnya nanti akan mengganggu efektifitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.

6.      Ketepatan kondisi logistik yg disampaikan

Azas ini melihat bahwa barang yang disampaikan haruslah siap pakai (“ready for use”). Hal ini dikarenakan dalam rangka mendukung efektifitas dan efisiensi kerja suatu organisasi. Agar barang selalu dapat digunakan atau siap pakai, diperlukan suatu pemeliharaan dan perawatan barang selama di dalam penyimpanan atau gudang.

Selain memperhatikan azas-azas tersebut, hal lain yang perlu diperhatikan adalah mengenai proses kegiatan dan administrasi distribusi logistik tersebut. Adapun langkah-langkah atau proses pendistribusian logistik adalah sebagai berikut:

1.    Meneliti surat pengadaan permintaan logistik dari pejabat yang berwenang.

Dalam proses ini bertujuan untuk mengetahui secara pasti logistik-logistik yang dapat disalurkan kepada unit kerja yang membutuhkan logistik tersebut.

2.    Mempersiapkan secara fisik barang-barang yang telah disetujui.

Dalam proses ini dilakukan pengambilan dan pengelompokan barang-barang sesuai dengan permintaan unit-unit kerja yang membutuhkan. Selain itu pada tahap ini juga sangat penting dilakukan pengecekan kembali terhadap logistik yang akan disalurkan dengan cara dikelompokkan berdasarkan jenis, spesifikasi, jumlah, nilai maupun kondisi barang tersebut.

3.    Membawa logistik tersebut ke tempat khusus.

Tempat khusus yang dimaksud di sisni adalah tempat yang digunakan sebagai tempat persiapan penyerahan logistik kepada unit kerja yang membutuhkan.

4.    Penyerahan logistik kepada unit kerja yang membutuhkan.

Dalam tahapan ini dapat dilakukan melalui dua cara yaitu unit kerja yang membutuhkan mengambil ke tempat pihak penyalur atau penyalur menyampaikan kepada unit kerja yang membutuhkan.

Proses tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:

 

Dalam rangka mendukung kelancaran penyaluran logistik juga dibutuhkan suatu jadwal distribusi barang. Hal ini selain bertujuan untuk mendukung kelancaran distribusi juga dimaksudkan agar suatu organisasi terbiasa dan terdidik untuk melakukan segala kegiatan dengan suatu perencanaan. Dalam distribusi juga dikenal adanya sistem-sistem distribusi. Sistem sistem tersebut bertujuan untuk:

1.    Pelayanan pelanggan:

·      Waktu tunggu penyerahan menjadi tepat

·      Pengamanan terhadap ketidakpastian permintaan

·      Memberikan bermacam barang yang diperlukan.

2.    Efisiensi:

·      Ongkos transportasi minimum

·      Tingkat produksi dari pengisian pesanan

·      Ukuran dan lokasi penyimpanan

·      Akurasi data inventori

3.    Investasi inventori minimum:

·      Stok pengamanan yang diperlukan minimum

·      Kuantitas pesanan untuk mengendalikan menjadi optimum.

6.    Pengelolaan penyaluran logistik yang tidak profesional dapat menghambat bahkan menyebabkan kegagalan pelaksanaan kerja unit – unit kerja bahkan organisasi secara keseluruhan. Setujukah saudara dengan pendapat diatas?jelaskan jawaban saudara dan berikan contohnya?

“Pengelolaan penyaluran logistik yang tidak profesional dapat menghambat bahkan menyebabkan kegagalan pelaksanaan kerja unit – unit kerja bahkan organisasi secara keseluruhan”. Saya setuju dengan pernyataan tersebut karena pada dasarnya pentaluran logistik merupakan hal yang sangat penting dalam rangka pencapaian tujuan organisasi yang efektif dan efisien. Sebelumnya telah dijelaskan mengenai azas-azas penyaluran logistik. Dengan mengoptimalkan dan melakukan segala azas-azas tersebut maka nantinya penyaluran logistik bisa berjalan dengan baik secara sendirinya.

Pengelolaan penyaluran logistik yang tidak profesional juga akan berdampak pada kegagalan pelaksanaan kerja unit-unit kerja dan bahkan organisasi secara keseluruhan. Semua pihak yang terlibat dalam penyaluran logosyik hendaknya mampu bersikap profesional agar nantinya penyaluran logistik tersebut dapat berjalan secara efektif dan efisien. Banyak kasus yang telah terjadi terkait ketidakprofesionalan pihak penyalur logistik, baik itu dalam skup domestik maupu nasional. Misalnya kasus penyaluran logistik surat suara pada saat pemilu dan kasus penyaluran logistik pada saat ujian nasinal kemarin.

Jika dilihat pelaksanaan ujian nasional dapat dikatakan gagal. Meskipun tidak secara keseluruhan, tapi setidaknya ada beberapa daerah yang mengalami kegagalan ujian nasional. Kegagalan tersebut selain disebabkan oleh proses pengadaan logistiknya juga berkaitan erat dengan proses penyaluran atau distribusinya ke daerah-daerah. Pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam proses penyaluran ini terkesan kurang profesional karena meraka kurang memperhatikan azas-azas penyaluran barang. Permasalahan itu antara lain terkait dengan logistik yang terlambat datang, ketidaktepatan jumlah barang, bahkan tertukarnya logistik di suatu daerah dengan daerah yang lain. Hal ini tentu sangat mengganggu proses aktivitas ujian nasional itu sendiri. Selain itu banyak juga sekolah-sekolah yang harus menunda pelaksanaan ujian nasional sampai beberapa hari.

Dari sini sangatlah jelas bahwa ketidakprofesionalan penyaluran logistik akan berdampak pada kegagalan aktivitas unit-unit kerja maupu organisasi secara keseluruhan.

7.    Jelaskan pengertian inventarisasi dan jelaskan pula tujuan dan manfaat inventarisasi!

Salah satu fungsi manajemen logistik adalah pencatatan barang-barang logistik. Pencatatan barang-barang logistik atau yang lebih dikenal dengan inventarisasi merupakan hal yang sangat penting dalam suatu organisasi atau instansi. Dalam pencatatan logistik sangat dibutuhkan suatu ketelitian dan ketertiban agar nantinya tidak menyebabkan pemborosan pada suatu organisasi. Ketidaktelitian dari pencatatan logistik akan menimbulkan proses kerja yang tidak efektif dan efisien pada seiap unit kerja dalam suatu organisasi. Dampak terbesarnya yaitu akan menimbulkan inefisiensi organisasi secara keseluruhan.

Pencatatan barang – barang milik instansi sangat penting guna kelancaran pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Hal ini berkaitan dengan implementasi dari planing yang telah ditetapkan sebelumnya dalam sebuah organisasi. Tujuan organisasi yang baik bisa saja gagal hanya karena suatu hal yang sepele, yakni karena kesalahan dalam inventarisasi barang.

Pencatatan logistik juga harus memperhatikan beberapa aspek. Dalam pencatatan harus menggunakan data – data terbaru (up to date). Karena lebih baik angka teliti hari ini 80% dari pada 90% angka teliti 3 bulan yang lalu. Hal ini menunjukkan begitu pentingnya inventarisasi logistik bagi suatu organisasi. Selain itu hal ini juga menegaskan bahwa dengan adanya inventarisasi logistik akan memberikan suatu informasi yang berkaitan dengan keberadaan logistik. Informasi tersebut dapat digunakan sebagai sarana pengawan, pengendalian, serta pengambilan keputusan terkait manajemen logistik. Ada banyak sekali pengertian atau definisi terkait inventarisasi. Berikut adalah beberapa definisi inventarisasi yang diambil dari beberapa ahli dan literatur:

·         Kamus Administrasi

o  Inventarisasi (kata benda): Yakni sebuah daftar yang memuat nama – nama barang milik instansi

o  Inventarisasi (kata kerja): Adalah kegiatan membuat catatan mengenai benda – benda atau alat – alat yang menjadi milik instansi

o  Inventaris: Adalah catatan yang memuat nama – nama benda atau barang perbekalan yang menjadi milik instansi

o  Barang-barang inventaris: Adalah benda-benda atau barang-  barang yg tercatat dalam daftar nama-nama barang/benda

·         Lucas dan Rumsari, 2004 : 63

Inventarisasi logistik merupakan kegiatan untuk memperoleh data atas seluruh logistik yang dimiliki / dikuasai / diurus oleh organisasi baik yang diperoleh dari usaha pembuatan sendiri, pembelian, pertukaran, hadiah, maupun hibah baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, sumber, waktu pengadaan, harga, tempat dan kondisi, serta perubahan – perubahan yang terjadi guna mendukung proses pengendalian dan pengawasan logistik, serta mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi

·         Permendagri No. 17 Tahun 2007 : 54

Inventarisasi merupakan kegiatan atau tindakan untuk melakukan perhitungan, pengurusan, penyelenggaraan, pengaturan, pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah unit pemakaian. Barang Inventaris adalah seluruh barang yang dimiliki oleh Pemerintah Daerah yang penggunaannya lebih dari satu tahun dan dicatat serta didaftar dalam buku inventaris.

Dari beberapa definisi yang telah dikemukakan tersebut maka dapat ditarik suatu kesimpulan terkait apa itu inventarisasi (pencatatan) barang/ logistik itu. Inventarisasi barang merupakan suatu fungsi manajemen logistik yang berupa segala kegiatan yang berkaitan dengan pencatatan barang guna memberikan suatu informasi mengenai kondisi barang kepada pihak terkait yang bertujuan untuk mendukung proses pengendalian dan pengawasan logistik, serta mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.

Selain itu inventarisasi juga memiliki tujuan dan manfaat. Adapun tujuan Inventarisasi Barang Milik/Kekayaan Daerah, antara lain :

1.    Meyakini kebenaran fisik barang yang ada pada dokumen inventarisasi dan ketepatan jumlahnya.

Hal ini dilakukan dalam rangka meneliti dan mencocokkan antara barang secara fisik dengan catatan yang ada dalam  dokumen inventarisasi, baik berkaitan dengan jumlah, jenis maupun kualitas barang tersebut.

2.    Mengetahui kondisi terkini barang (baik, rusak ringan, dan rusak berat)

3.    Melaksanakan tata tertib administrasi yaitu :

a.    Membuat usulan penghapusan barang yang sudah rusak berat

b.    Mempertanggungjawabkan barang – barang yang tidak ditemukan/hilang

c.    Mencatat/membukukan barang – barang yang belum dicatat dalam dokumen inventaris

4.    Mendata permasalahan yg ada atas inventarisasi sengketa tanah, kepemilikan yg tidak jelas, inventarisasi yg dikuasai pihak ketiga

5.    Menyediakan informasi nilai aset daerah sebagai dasar penyusunan neraca awal daerah

Adapun Manfaat dari adanya inventarisasi antara lain:

Ø Lucas dan Rumsari, 2004 : 64

1.    Memberikan informasi/ keterangan bagi yang membacanya

Dengan danya pencatatan logistik maka organisasi akan mudah memperoleh informasi terkait jumlah, jenis, spesifikasi, umur maupun kondisi dari suatu barang.

2.    Menjamin keamanan logistik

Dengan adanya pencatatan maka akan memudahkan dalam hal pengecekan barang-barang. Sehingga dapat mengurangi resiko kerusakan maupun kehilangan, jadi keamanan lebih terjamin.

3.    Memberikan masukan untuk pengambilan keputusan dalam manajemen logistik

Dengan adanya pencatatan secara tertib dan baik maka akan dapat memberikan pandangan terkait penetuan waktu pengadaan barang, maupun biaya operasional logistik.

4.    Sebagai alat pertanggungjawaban

Dengan adanya inventarisasi diharapkan mampu menyediakan bukti-bukti administratif dalam penyelenggaraan pengelolaan logistik. Sehingga sewaktu-waktu diminta ataupun terjadi permasalahan terkait pengelolaan logistik, pihak yang bersangkutan dapat mempertanggungjawabkannya melalui bukti-bukti administratif yang ada.

Ø Kepmendagri No. 17 Tahun 2007

Inventarisasi bermanfaat untuk memberikan informasi yang tepat dalam perencanaan kebutuhan dan penganggaran, pengadaan, penerimaan, penyimpanan dan penyaluran, penggunaan, penatausahaan, pemanfaatan, pengamatan dan pemeliharaan, penilaian, penghapusan, pemindahtanganan, pembinaan pengawasan dan pengendalian, pembiayaan, dan tuntutan ganti rugi.

8.    Dalam kegiatan inventarisasi digunakan instrumen berikut : Buku Inventarisasi (BI),Buku Induk Inventarisasi (BII), Kartu Inventarisasi Barang (KIB), Kartu Inventarisasi Ruangan (KIR) dan Daftar Mutasi Barang. Jelaskan masing – masing pengertian instrumen tersebut!

·         Buku Inventarisasi (BI)

Adalah himpunan catatan data teknis dan administrasi  yang diperoleh dari catatan  Kartu Barang Inventarisasi sebagai hasil sensus ditiap – tiap SKPD yang dilaksanakan secara serentak pada waktu tertentu. Buku Inventarisasi memuat data meliputi : lokasi, jenis/merk, type, jumlah, ukuran,harga, tahun pembelian, asal barang, keadaan barang tersebut.

·         Buku Induk Inventarisasi (BII)

Merupakan gabungan/kompilasi buku inventaris. Jadi buku ini berisi semua barang-barang yang ada dalam buku inventarisasi disetiap SKPD. Dengan kata lain cakupan buku ini lebih luas dibandingkan buku inventarisasi (BI).

·         Kartu Inventarisasi Barang (KIB)

Kartu Inventarisasi Barang (KIB) adalah kartu untuk mencatat barang – barang inventarisasi secara tersendiri atau kumpulan/kolektif dilengkapi data asal, volume, kapasitas, merk, type, nilai/harga dan data lain yang diperlukan untuk menginventarisasi maupun tujuan lain dari dipergunakannya selama barang itu belum dihapuskan.

·         Kartu Inventarisasi Ruangan (KIR)

Kartu Inventarisasi Ruangan (KIR) adalah kartu untuk mencatatkan barang – barang inventarisasi yang ada dalam ruangan kerja. Jadi di setiap ruangan biasanya terdapat kartu ini dan pencatatannya biasanya hanya terbatas pada barang yang ada di dalam ruangan tersebut.

·      Daftar Mutasi Barang

Daftar yang memuat data barang yang berkurang dan/bertambah dalam suatu jangka waktu tertentu (1 semester dan 1 tahun). Barang itu bertambah dikarenakan, Pengadaan baru karena pembelian, Sumbangan atau hibah, Tukar menukar. Dan berkurang karena Dujual/ dihapuskan, Musnah/ hilang/ mati, Dihibahkan/ disumbangkan, Tukar menukar/ ruislag/ tukar guling/ dilepaskan dengan ganti rugi.

9.    Dalam kegiatan inventarisasi dilakukan klasifikasi dan kodefikasi. . Jelaskan pengertian dan tujuan klasifikasi dan kodefikasi!

Pada dasarnya dalam pencatatan barang/ logistik diperlukan ketelitian dan ketertiban dalam pencatatan. oleh karena itu dalam rangka membantu memudahkan pencatatan barang dan pengelompokan barang sesuai dengan jenis dan spesifikasinya diperlukan suatu metode atau cara tertentu. Cara tersebut dikenal dengan istilah klasifikasi dan kodefikasi.

·      Klasifikasi (Penggolongan Barang Menurut Jenisnya)

Klasifikasi adalah pengelompokan barang sesuai dengan jenisnya. Penggolongan barang tersebut biasanya dikelompokkan menjadi 2, yaitu:

1.    Barang habis pakai

2.    Barang tahan lama

Pengklasifikasian barang di atas masih terlalu luas, jika dipersempit lagi barang-barang tersebut bisa dikelompokkan menjadi:

1.      Raw materials (bahan-bahan baku)

2.      Fabricating material part (barang-barang yang masuk dalam proses produksi)

3.      Operating supplies (barang-barang yang membantu proses produksi)

4.      Instalation (alat-alat utama produksi)

5.      Accesory equipment (alat pembantu utama instalasi)

Pada dasarnya penggolongan atas barang – barang dalam organisasi bergantung pada jenis dan kegiatan operasional organisasi. Setiap instansi (organisasi) memiliki kebebasan melakukan pengelompokan atas barang–barang yang dimilikinya, tetapi tetap berpedoman pada orientasi guna mempermudah dalam pengenalan, pengawasan, keselamatan dan keamanan logistik.

·      Kodefikasi

Adalah pemberian pengkodean barang pada setiap barang inventarisasi milik pemerintah daerah yang menyatakan kode lokasi dan kode barang.

Ø  Nomor kode lokasi

Nomor kode lokasi menggambarkan /menjelaskan status kepemilikan barang. Apakah barang tersebut milik Provinsi, Kabupaten/Kota, Bidang, SKPD maupun Unit Kerja serta tahun pembelian barang. Nomor kode lokasi biasanya terdiri 14 digit atau lebih sesuai kebutuhan daerah.  Angka-angka tersebut atau digit nomor kode lokasi ditulis secara berurutan dalam satu garis datar. Aturan penulisan nomor kode lokasi adalah sebagai berikut:

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

Kode Sub Unit

Kode Unit Bidang

Kode Kab/Kota

Kode komponen pemilik barang

 

	Kode provinsi		Kode Bidang		Kode Tahun Pembelian

 

Ø  Nomor Kode Barang

Nomor kode barang diklasifikasikan ke dalam 6 golongan, yaitu :

·      Tanah (01)

·      Mesin dan peralatan (02)

·      Gedung dan bangunan (03)

·      Jalan, irigasi, dan jaringan (04)

·      Aset tetap lainnya (05)

·      Konstruksi dalam pengerjaan (06)

Cara penulisan kode barang adalah sebagai berikut:

 

 Tujuan dan manfaat kodefikasi dan klasifikasi pada dasarnya adalah untuk mempermudah penataan administrasi serta  pengawasan dan pengenalan terhadap barang inventarisasi yang berada di instansi pemerintah.  

10.              Jelaskan pengertian SIMBADA. Jelaskan pula tujuan dan manfaat penerapan SIMBADA!

Kemajuan teknologi informasi terjadi sedemikian pesatnya sehingga data, informasi, dan pengetahuan dapat diciptakan dengan teramat sangat cepat dan disebarkan di seluruh lapisan masyarakat. Kemajuan teknologi informasi bukan hanya di bidang perdagangan saja melainkan di berbagai bidang, misalnya, bidang pendidikan, keamanan sosial dan pemerintahan. Teknologi informasi dipergunakan di pemerintahan karena memiliki kelebihan-kelebihan yang menguntungkan daripada cara tradisional. Kemajuan teknologi ini juga merambah kepada fungsi-fungsi manajemen logistik.

Dalam rangka tertib administrasi pengelolaan barang milik daerah yang cepat dan akurat, pemerintahan daerah menerapkan aplikasi inventarisasi melalui Sistem Informasi Managemen Barang Daerah (SIMBADA) (Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 17 Tahun 2007 Tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah). SIMBADA adalah software yang diperuntukkan untuk pemerintahan baik Pemda, BUMN maupun Departemen.

Dalam rangka menjunjung asas kepastian hukum SIMBADA memiliki beberapa peraturan dan dasar hukum terkait pelaksanaan SIMBADA. Saat ini terdapat beberapa peraturan yang dijadikan dasar pengelolaan barang daerah yaitu:

1.    Keputusan Presiden RI Nomor 18 Tahun 2000 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Instansi Pemerintah;

2.    Keputusan Mendagri Nomor 11 Tahun 2001 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Daerah;

3.    Keputusan Mendagri Nomor 42 Tahun 2001 tentang Pedoman Penyerahan Barang dan Hutang Piutang Daerah yang baru dibentuk;

4.    Keputusan Mendagri Nomor 49 Tahun 2001 tentang Sistem Informasi Manajemen Barang Daerah

5.    Keputusan Mendagri Nomor 7 Tahun 2002 tentang Nomor Kode Lokasi dan Nomor Kode Barang Daerah Propinsi/Kabupaten/Kota;

6.    Keputusan Mendagri Nomor 12 Tahun 2003 tentang Pedoman Penilaian Barang Daerah.

7.    Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah.

Secara umum SIMBADA  hanya ditujukan untuk digunakan pemerintah daerah tingkat kota dan kabupaten, namun tidak menutup kemungkinan untuk digunakan pada perusahaan tingkat menengah atas. Hal ini dikarenakan funsi SIMBADA yang sangat baik dan efisien. Adapun fungsi-fungsi tersebut, antara lain:

1.    Memberi kemudahan untuk meningkatkan kinerja dan informasi secara cepat mengenai data inventarisasi barang dan aset pemerintahan termasuk sampai dengan nilai penyusutan

2.    Dengan SIMBADA, maka Pemda akan dapat memenuhi fungsi – fungsi

a.    Pemda mempunyai informasi  yang akurat mengenai barang dan aset daerah

b.    Penyelenggaraan proses penganggaran kebutuhan akan barang yang terkoordinasi sesuai dengan fungsi dan kebutuhan

c.    Ada standarisasi kode barang sesuai dinas/instansi

d.   Proses pemeliharaan barang yang teratur dan tertata guna sehingga berimbas pada efisiensi dan efektivitas biaya

e.    Pemanfaatan setiap jenis barang atau aset sesuai dengan fungsi dan kebutuhannya.

Selain fungsi-fungsi tersebut SIMBADA juga memiliki beberapa tujuan. Secara umum tujuan dari pengembangan Sistem Informasi Manajemen Barang Daerah adalah sebagai berikut:

1.    Meningkatkan tertib administrasi pengelolaan barang/asset daerah secara umum.

2.    Meningkatkan mutu perencanaan, penganggaran, pengadaan, pemeliharaan, pemanfaatan maupun distribusi barang daerah.

3.    Meningkatkan pengawasan atas penggunaan barang daerah.

4.    Mengetahui dengan pasti, cepat dan akurat informasi mengenai barang daerah baik nilai nominal barang, umur, kondisi maupun lokasinya.

Sedangkan manfaat atau target dari penyusunan aplikasi SIMBADA adalah sebagai berikut:

1.    Ketaatan kepada peraturan pengelolaan barang daerah/barang milik negarayang berlaku.

2.    Kemudahan pengaksesan informasi mengenai barang daerah.

3.    Kecepatan dalam penyusunan rencana kebutuhan dan pelaporan.

4.    Keakuratan penghitungan nilai-nilai dalam semua dokumen/laporan yang dihasilkan.

Dalam pelaksanaan SIMBADA juga sangat diperhatikan mengenai azas-azas pengelolaan barang milik daerah. Setidaknya ada 6 Azas. Azas-azas tersebut antara lain:

1.    Azas fungsional

Azas ini mengutamakan bahwa SIMBADA haruslah sesuai dengan fungsi yang semestinya yaitu meningkatkan efektif dan efisiensi organisasi.

2.    Azas kepastian hukum

Di atas telah dijelaskan mengenai dasar-dasar hukum pelaksanaan SIMBADA. Oleh karena itu SIMBADA dalam pelaksanaannya harus taat pada aturan hukum atau undang-undang yang berlaku.

3.    Azas transparansi

Transparansi merupakan keterbukaan terhadap berbagai pihak. Dengan adanya SIMBADA diharpkan tercipta pemerintahan yang lebih dipercaya masyarakat, karen pemerintah melaporkan segala bentuk kegiatannya kepada masyarakat.

4.    Azas efisiensi

Efisien yaitu suatu keadaan dimana kegiatan itu tepat waktu, tempat, dan situasinya.

5.    Azas akuntabilitas

6.    Azas kepastian nilai

DAFTAR PUSTAKA

Apple, James M. 1990. Tataletak Pabrik dan Pemindahan Bahan. Bandung: ITB

Bencoolen, Raffles. 2011. Makalah Manajemen Logistik. Diperoleh dari http://bahankuliahkesehatan.blogspot.com/ pada 21 Mei 2013

Dwiantara, Lukas., Sumarto, Rumsari. 2005. Manajemen logistik. Jakarta: Grasindo

Gaspersz, Vincent. 2004. Production Planning and Inventory Control. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama

Gopalakrishnan, P. 1979. Materials Management. New Delhi: Prentice Hall of India Private Limeted

Logistik Indonesia. 2010. Pergudangan. Diperoleh dari http://logistikindonesia.blogspot.com pada 18 Juli 2013

Mustopa, Oban. 2012. Sistem Informasi Manajemen Barang Daerah. Diperoleh dari http://barangdaerah.blogspot.com/ pada 21 Mei 2013

Presiden Republik Indonesia. 2006. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 6 Tahun 2006 Tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/ Daerah.

Oktarina, Niena. 2012. Latihan Soal Manajemen Pergudanagn. Diperoleh dari http://nienaoktarina.blogspot.com/ pada 21 Mei 2013